Anzeige
Anzeige

Datenschutz & Arbeitszeiterfassung

Moderne Software
beseitigt Unsicherheiten

DSGVO, GoBD und ab 2020 das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung – die rechtlichen Herausforderungen an Elektroinstallationsbetriebe wachsen stetig und verursachen oft mehr Fragen als Antworten. Wie arbeite ich rechtlich korrekt? Wird jeder Fehler in meiner Buchhaltung sofort gerügt? Wie lassen sich die gesetzlichen Vorgaben in den Betriebsablauf implementieren und was steckt eigentlich hinter den rechtlichen Schreckgespenstern DSGVO, GoBD und dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

DSGVO-Verarbeitungssperre mit Anwendungsfenster (Bild: Sander & Doll AG)

DSGVO-Verarbeitungssperre mit Anwendungsfenster (Bild: Sander & Doll AG)

Gefühlt jährlich entwickelt der Gesetzgeber eine neue rechtliche Sonderheit, die den Unternehmen mehr Sicherheit liefern soll aber in der Realität oft das Gegenteil mit sich bringt: Unsicherheit. Angefangen bei der Frage, was sich hinter den ominösen Abkürzungen verbirgt über den Inhalt bis hin zur rechtlich sauberen Anwendung in der Praxis, beschleicht Unternehmen in Deutschland das ungute Gefühl, etwas nicht richtig zu machen. In Anbetracht der Strafen, die bei Missachtung auf Unternehmen zukommen, ist die Sorge nicht unbegründet: Da kommt es schnell zu Klagen im vierstelligen Bereich. Auch wenn die Strafen und die Angst hoch sind, ist die Umsetzung im eigenen Betrieb oft leichter und Bauchschmerzen freier als gedacht. Moderne Softwareprogramme beseitigen Unsicherheiten und bereiten die kaufmännische Seite von Elektroinstallationsbetrieben rechtlich einwandfrei auf.

Finanzamt-sicher

Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung geschrieben, der Kunde zufrieden; und dann ist bei der Aufstellung der Kosten ein wesentlicher Bestandteil in der Hektik des Alltags vergessen worden. Nicht schlimm, einfach schnell ‚Löschen‘ geklickt, neu aufgesetzt und nichts ist passiert – oder? Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), begehen Handwerker mit dieser Praxis seit 2017 einen kostenintensiven Fehler. Denn die GoBD gibt klare Anweisungen für die digitale Buchführung und zur elektronischen Archivierung. Demnach unterliegen sowohl Rechnungen als auch alle anderen handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Belege (z.B. Inventurlisten, Kassenbücher, etc.) einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Weiter noch: Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und alle Daten vollständig sowie richtig gespeichert werden. Eine fehlerhafte Rechnung darf folglich nicht einfach korrigiert oder gelöscht werden. Der einzig richtige Weg besteht in der Stornierung und diese muss im System nachvollziehbar erkennbar sein. Einfache Textverarbeitungsprogramme (wie z.B. Word) halten einer Prüfung vom Finanzamt dabei nicht stand. Geprüfte und GoBD zertifizierte kaufmännische Softwarelösungen allerdings schon: u.a. verhindern sie ein versehentliches Löschen von Dokumenten vor der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Rechnungen erhalten einen Schreibschutz und durch die automatische Vergabe von Nummernkreisen wird die doppelte Ausweisung von Dokumentennummern verhindert. Zudem werden sämtliche steuerrechtlich relevanten Abläufe durch die vorgegebene Prozessstruktur des Programms jederzeit nachvollziehbar gemacht, Änderungen an Daten und Dokumenten lückenlos protokolliert und historisiert – unkompliziert im Hintergrund der Software.

Datenschutz-sicher

In Zeiten, in denen ein Datenschutz-Skandal den nächsten jagt, wächst die Unsicherheit und das Misstrauen, allen Instanzen gegenüber, die persönliche Daten abfragen. Ein Elektro-Unternehmen mit Kundenstamm und Mitarbeitern macht da keine Ausnahme. Mehr noch: Es befindet sich unweigerlich in der Situation, persönliche Daten erheben und speichern zu müssen. Die Spielregeln dafür legt seit dem 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, fest. Da Deutschland seit jeher über ein strenges Datenschutzgesetz verfügt, sind es nicht die inhaltlichen Vorgaben, die sich stark verändert haben, sondern vielmehr der Umgang mit den Daten von der Erfassung über die Ablage bis hin zur Speicherung und Löschung. So sind Unternehmen verpflichtet, Auskünfte über die gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erteilen und diese auf Wunsch zu löschen. Das bedeutet in der Praxis oft zeitintensive Recherchearbeit und unter Umständen kollidiert auch noch das Recht auf Datenlöschung (DSGVO) mit der Pflicht zur Aufbewahrung (GoBD). Moderne DSGVO zertifizierte Softwarelösungen können da Abhilfe schaffen. Diese bieten eine einfache Exportfunktion, mit der auf Knopfdruck alle angeforderten Datenauskünfte schnell herausgefiltert werden können, ohne dafür sämtliche Kundenakten wälzen zu müssen. Bestehen Kunden auf eine Datenlöschung, identifizieren diese Programme, ob es zu einem Konflikt mit den Richtlinien der GoBD kommt. Effektive Softwarelösungen ermitteln dabei automatisch die relevanten GoBD-Vorgaben und merken DSGVO-Löschungen für den Ablauf der entsprechenden Fristen vor. Wie das funktioniert? Indem jede Information über einen Kunden, von der Adresse bis zur Rechnung direkt im System gebündelt hinterlegt wird. Und zwar nicht wie bei vielen Cloud-Diensten in Rechenzentren in Drittländern, wo die Einhaltung der DSGVO unter Umständen nicht mehr gewährleistet werden kann.

Empfehlungen der Redaktion

Das könnte Sie auch interessieren

Als Hersteller bietet Ziemer seit über 27 Jahren eine integrierte Softwarelösung für Elektrounternehmen jeder Größe an, mit der kaufmännische und technische Prozesse gesteuert werden können. Was früher ein aufwändiger und zeitraubender Prozess war, erledigt das System mobil vor Ort beim Kunden. Mit den Versionen 4.1 der Software und der dazugehörigen App SCC-Mobil, die seit Juli dieses Jahres beim Kunden im Einsatz sind, bringt das System einige Verbesserungen mit zum Elektrofachbetrieb.‣ weiterlesen

Anzeige

Fahrzeugeinrichtung ist viel mehr, als einfach nur ein paar leichte Regale im Auto. Das zeigen Einbausysteme wie Bott Vario3. Die neu entwickelte, innovative Leichtbaueinrichtung bietet dem Handwerker und Servicetechniker verschiedene Möglichkeiten, ihr Equipment zu organisieren. Außerdem integriert der Hersteller neue praktische Elemente für die schnelle und einfache Ladungssicherung. Das geringe Gewicht des Systems spart zusätzlich Kraftstoff.‣ weiterlesen

Anzeige

Eine digitale Betriebsmittelverwaltung ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Um auch Handwerkern eine entsprechende Lösung zu ermöglichen, bietet Würth mit Orsy Online ein herstellerunabhängiges Verwaltungstool, das speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Bei der Software handelt es sich um eine cloudbasierte Internet-Anwendung, auf die vom PC-Internetbrowser oder von einem Mobilgerät per App zugegriffen werden kann. So lassen sich Betriebsmittel unabhängig vom jeweiligen Hersteller verwalten. Dabei gibt es keine Limits, weder bezüglich der Menge der Betriebsmittel noch der Anzahl der Systemnutzer. Für mehr Flexibilität integriert das System zusätzliche optionale Funktionen.‣ weiterlesen

Anwendern der pds Software steht ein neues Feature zur Verfügung, um Routinetätigkeiten zu automatisieren. Eine intelligente Zuordnungslogik in der Software sorgt dafür, dass Positionen z.B. bei der Angebotserstellung automatisch vorkalkuliert oder im Wareneingang mit dem passenden Katalogeintrag verknüpft werden. Erfassungs- und Zuordnungsprozesse sind so mit wenigen Mausklicks erledigt. Damit entfällt der bislang aufwändige manuelle Zuordnungsprozess zum jeweiligen Vorgang, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Ein weiterer Pluspunkt: Die Vorschlagsfunktion der Software unterliegt einer lernfähigen künstlichen Intelligenz, die ihre Zuverlässigkeit mit jedem Vorgang nochmal verbessert.‣ weiterlesen

Der Markt für Alarmanlagen und Überwachungssysteme ist umkämpft - und wird dominiert von globalen Akteuren wie Abus, Bosch und Telenot. Die mittelständische Safe2Home GmbH aus dem rheinland-pfälzischen Wörrstadt agiert seit 2013 in diesem Markt - vor allem im Online-Handel. Um die eigene Online-Sichtbarkeit zu steigern und den Bekanntheitsgrad im Social Web zu erhöhen, hat sich Safe2Home ein Radiounternehmen als Dienstleister geholt - mit Erfolg.‣ weiterlesen

Mit den Ansprüchen an das Handwerk steigen auch die Ansprüche an die Berufskleidung. Den Träger beim täglichen Job schützen und unterstützen: Lange galt das als einzige Forderung an die Berufskleidung. Das soll sie heute natürlich immer noch leisten, allerdings erwarten Handwerker inzwischen auch einiges mehr von ihrer Kleidung.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige