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VoIP integriert Telefonie und IT
Zeit für einen Neuanfang

Umzüge sind für Unternehmen aller Art eine große Herausforderung. Vor allem IT und Kommunikation stellen kritische Bereiche dar, die gleichzeitig Chancen für einen Neuanfang bieten. Eine neue Generation von Voice-over-IP (VoIP) -Telefonanlagen dient als Grundlage zur innovativen Verknüpfung von Computernetzwerken und Telefonie. Mit ihrer Hilfe werden Strukturen verschlankt und Kosten gespart.
Das Apple-Systemhaus Apfeldock in Münster befand sich auf Expansionskurs – neue Büros sollten dem Wachstum auch in der Fläche Rechnung tragen. Doch am neuen Standort war keine Infrastruktur für Telekommunikation und IT vorhanden. “Wegen unserer Vergrößerung brauchten wir ohnehin eine neue Telefonanlage“, erklärt Geschäftführerin Nina Engberding. Sowohl sie als auch ihr Geschäftspartner und Ehemann Gregor wollten eine Lösung, die sie unabhängig von Telefonleitungen und den großen Anbietern macht und gleichzeitig geringe Investitionen erfordert. Sie entschieden sich für eine VoIP-Telefonalage von Tel2Web aus Münster. Der Geschäftsführer Peter Vohle kannte die Probleme des Systemhauses bereits aus vergleichbaren Fällen: “Ein wesentlicher kritischer Punkt ist die technische Infrastruktur in den neuen Räumlichkeiten.“ Zieht ein Unternehmen um, müssen Telefone und Faxgeräte vom ersten Tag an funktionieren und die Computer Zugriff auf das Internet und das interne Netzwerk haben. “Früher mussten immer gleich zwei Verkabelungen installiert werden, nämlich für die Telefone und die IT. Mit unseren VoIP-Anlagen reicht eine Ethernet-Infrastruktur“, erläutert Vohle. Das vereinfacht nicht nur den Umzug, sondern reduziert gleichzeitig die Kosten. Die einzige Anforderung ist das Vorhandensein eines NTBAs oder eines DSL-Anschlusses. Alternativ kann das System über einen SIP-Provider laufen.

Neuordnung in Telefonie und IT

Mit der Verknüpfung von Telefonie und Computernetzwerk laufen Telefongespräche sowie der gesamte Datenverkehr über eine Leitung. Damit sind die Vernetzungsmöglichkeiten aber noch nicht ausgeschöpft: Türöffnungssysteme, das Unternehmensnetzwerk, Outlook und andere Groupware-Lösungen sowie Warenwirtschafts-, Billing-, CRM- oder ERP-Systeme können integriert wer­den. Die Offenheit des Systems ermöglicht die Integration in nahezu jede beliebige Infrastruktur – unabhängig davon, ob es sich um bereits bestehende oder neu aufzubauende Systeme handelt. Gleichzeitig ist das System weiterentwickelbar, weil es auch für noch nicht bekannte Anwendungen offen ist. Technologisch basiert diese Anpassungs­fähigkeit auf der von Tel2Web entwickelten Framework-Architektur, welche über ihre Plug-in-Fähigkeit beliebige Integrationsmöglichkeiten bietet. Es ist ebenfalls unerheblich, ob die Infrastruktur auf Linux- oder Windows-Basis läuft. Das System, das auf Industrie-Servern namhafter Hersteller basiert, ist eine voll­wertige TK-Anlage, die als Ersatz oder in Kombination mit allen bestehenden Anlagen verwendet werden kann. Auf der anderen Seite ist ein Customizing, also eine Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse, möglich.

Standortvernetzung

Neben dem Einsatz als TK-Anlage und IT-Plattform ermöglicht die Lösung auch die Integration beliebiger Unternehmens­standorte zu einem gemeinsamen Telefonnetz. Weltweit verteilte Niederlassungen können dabei ebenso eingebunden werden wie beispielsweise das Home Office eines Mitarbeiters. Sobald das System installiert ist, sind die Zentrale oder einzelne Niederlassungen un­ter ein und derselben Vorwahl- und Block­nummer erreichbar. Über ein GSM-Gateway können beispielsweise Außendienstmitarbeiter über das Mobilfunknetz gegebenenfalls kostenfrei auf dem Handy angerufen werden. Darüber hinaus kann die Anlage Call Center-Funk­tionalitäten übernehmen. “Diese Features erleichtern die Arbeit der unternehmensinternen Service-Teams deutlich. Vertriebs- wie auch Support-Callcenter arbeiten erfolgreich mit unserer Gesamtlösung“, erläutert Vohle. Für die Nutzer ändert sich nicht viel. Die Anlagen verfügen über mehr als 60 Telefonie-Features. Darunter sind Standardfunktionen wie Rufnummernanzeige, Anrufliste, Verbinden, Makeln, Weiterleiten, Pick up, Call Group oder persönliche Mailbox. Darüber hinaus gibt es Merkmale wie Videotelefonie oder Paperfree-Fax. Über eine internetbasierte Nutzeroberfläche, ein sogenanntes Web-Frontend, können die bis zu 5.000 Nutzer spezifische Anpassungen in ihren Profilen vornehmen – von der An­rufweiterleitung bis hin zur Warteschleifenmusik.

Administration und Verwaltung

Ab sofort liegen Telekommunikation und IT in einer Hand. Das entflechtet die unternehmensinternen Strukturen und Zuständigkeiten. Für die Administration, die fortan von der IT-Abteilung erledigt werden kann, steht ebenfalls ein Web-Frontend zur Verfügung. Im Bedarfsfall steht der Support telefonisch oder via Fernwartung zur Seite. “Auch hier ergeben sich Potenziale zur Kostensenkung. Bei den großen Anbietern müssen meist pauschale und vor allem teure Wartungsverträge für die Anlage abgeschlossen werden“, erinnert sich Vohle an die Erfahrungsberichte seiner Kunden. Abgesehen von der Reduzierung der Wartungs- und Anschaffungsaufwändungen und von der Anpassung an Kundenbedürfnisse sind geringere Telefonkosten eine weitere Eigenschaft des Systems. Daneben kann der Nutzer wählen, ob er über VoIP, ISDN oder das Mobilfunknetz telefonieren möchte. Nina und Gregor Engberding profitieren aber nicht nur von den geringeren Investitionen und Einsparungen im Telefonie-Bereich. “Wir haben vollkommene Flexibilität und sind nicht an einen Telefonanschluss gebunden“, freut sich der Geschäftsführer. Außerdem habe er im Gegensatz zu den großen Anbietern im Falle von Störungen immer einen direkten Ansprechpartner. “Probleme kenne ich aus meinem Alltag als IT-Berater schließlich genug“, resümiert der Geschäftsführer.

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