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Die richtige Software finden

Transparentes Gebäudemanagement mit CAFM

Eine Computer-Aided-Facility-Management-Lösung (CAFM) bringt Transparenz in Verwaltung von großen Immobilien und Anlagen. Ein zeitgemäßes Tool ermöglicht Flächen- sowie Inventarverwaltung, Umzugsplanung, eine automatisierte Kostenstellenverrechnung und verfügt über umfangreiche Berichtsfunktionen. Wenn sie zusätzlich die Erfassung der Infrastruktur mit abdeckt, ergeben sich daraus immense Effizienzvorteile und auch eine erhöhte Sicherheit. Auf der Suche nach dem richtigen Tool sollten Anwender sich die Software praxisnah zeigen lassen und über einen Proof of Concept ermitteln, ob diese die eigenen Pain Points lösen kann.

'Farbliche Darstellung der Flächennutzung' (Bild: AT+C EDV GmbH)

‚Farbliche Darstellung der Flächennutzung‘ (Bild: AT+C EDV GmbH)

Durchschnittlich 80 Prozent der Lebenszykluskosten eines Gebäudes entstehen nicht beim Bau, sondern während der anschließenden Nutzung. Unternehmen können nur die maximale Effizienz erreichen, wenn sie diese Kosten im Auge behalten und alle Ressourcen optimal einsetzen. Eine Facility Management Software stellt alle relevanten Unternehmensdaten bereit und bringt Transparenz in Gebäude-, Liegenschafts- und Flächenverwaltung. Ist sie modular aufgebaut, kann sie sowohl für die Verwaltung von kleineren als auch umfangreichen Liegenschaften genutzt werden. Spätestens, wenn man mehr als ein paar hundert Räume verwalten muss, sollte dafür eine Software eingesetzt werden. Unternehmen und Konzerne, die größere Bürogebäude oder Standorte mit viel Infrastruktur unterhalten, kommen ohne die Unterstützung einer Software ohnehin nicht aus. Für Flughäfen und größere Produktionsstätten ist ein Tool eine Selbstverständlichkeit. Seine Funktionen sind meist umfangreich. Zu einer CAFM-Lösung gehören neben dem Flächenmanagement samt Kostenstellenverrechnung u.a. auch Inventar- und Anlagenverwaltung, Umzugs- und Infrastrukturmanagement oder Schlüsselverwaltung und Reinigung.

'Webportal für Auswertungen' (Bild: AT+C EDV GmbH)

‚Webportal für Auswertungen‘ (Bild: AT+C EDV GmbH)

Kostenstellenzuordnung und Dokumentation

Eine wichtige Funktion im Facility Management ist die Aufteilung der Flächen auf verschiedene Kostenstellen für rechtliche wie kaufmännische Zuordnungen. Hat ein Raum mehrere Arbeitsplätze mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, reicht es nicht, ihm eine Kostenstelle zuzuweisen und seine Fläche mit einem Standardmietsatz an eine bestimmte Kostenstelle zu verrechnen. Stattdessen wird die Fläche des Raums auf die Mitarbeiter und damit verschiedene Kostenstellen verteilt – und zwar jeden Monat aufs Neue. Je flexibler über eine Software einstellbar ist, wer welche Flächen wie lang nutzt und wie die Aufteilung erfolgen soll, desto leichter können die Kosten zugeordnet und verrechnet werden.

 (Bild: AT+C EDV GmbH)

(Bild: AT+C EDV GmbH)

Dokumentation von Aufgaben und Aufträgen

Als Betreiber einer Immobilie oder Produktionsstätte hat man viele Verpflichtungen: EU-, Bundes- und Landesrecht, regionale Vorschriften, technische Regelwerke, oder Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung DGUV. Alle fordern gewisse Prüfungen. Brandschutzregeln und Feuersicherheitsbestimmungen müssen eingehalten werden, ebenso Arbeitsstättenverordnung, Unfallversicherung- und Unfallverhütungsvorschriften. Diverse technische Einrichtungen, Anlagen und Geräte wie z.B. Eigenstromversorgungen, Fahrstühle oder kraftbetätigte Tore müssen regelmäßig gewartet und inspiziert werden. Wichtig für das Unternehmen ist dabei nicht nur, dass die Prüfungen ordnungsgemäß stattfinden, sondern auch, dass sie sorgfältig dokumentiert werden. Eine Software kann diese Dokumentation übersichtlich, vollständig und nachvollziehbar abdecken. Immobilienverwaltung erfordert insgesamt ein umfangreiches Berichtswesen. Deswegen ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter der Verwaltung Berichte schnell und umfangreich zusammenstellen können – z.B. über eine Integration zu Excel. Dort können Daten aus dem Facility Management aufbereitet werden. Hilfreich ist auch eine Anbindung an ein unternehmensweites Reporting und ein zentrales Data Warehouse.

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