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Digitalisierte Geschäftsprozesse bei Otte BHKW

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht halt: Wer heute noch mit Papier arbeitet, darf sich über intransparente und verzögerte Prozesse nicht wundern. Passende Softwaresysteme bieten eine Lösung, wie das Beispiel des Installations- und Wartungsbetriebs Otte BHKW Technik zeigt.

 (Bild: Moser GmbH & Co. KG)

(Bild: Moser GmbH & Co. KG)

Stefan Otte kann sich noch an die alten Zeiten erinnern. Wenn er und seine Mitarbeiter im Außendienst unterwegs waren, bedeutete das vor allem eins: Papierkram. Die Monteure von Otte BHKW Technik installieren und warten Blockheizkraftwerke, z.B. in Wohnhäusern und Klärwerken. Speziell die Wartungseinsätze waren in der Vergangenheit mit einem hohen Nachbereitungsaufwand verknüpft: Die getätigten Arbeiten, verbaute Ersatzteile, Arbeitszeit und Zählerstände müssen schließlich dokumentiert, einzelne Wartungslisten abgearbeitet werden. Noch anspruchsvoller war es bei komplexen Aufträgen, wo gar vier oder fünf Arbeitszettel miteinander verrechnet werden mussten. „Das Ganze wurde dann in der Zentrale eingereicht und abgetippt“, erinnert sich Otte. Waren die Einträge einmal nicht richtig leserlich, musste das Sekretariat den jeweiligen Mitarbeitern hinterhertelefonieren. Bis eine Rechnung gestellt werden konnte, vergingen so Tage, wenn nicht gar Wochen, in denen Otte nicht nur auf das Geld warten musste, sondern auch keinerlei Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der Projekte treffen konnte. Und das bei mehr als 1.200 Wartungseinsätzen im Jahr.

Die Convertibles werden nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen genutzt, sondern auch für die Erfassung von Aufträ¤gen. (Bild: Moser GmbH & Co. KG)

Die Convertibles werden nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen genutzt, sondern auch für die Erfassung von Aufträ¤gen. (Bild: Moser GmbH & Co. KG)

Alle Projekte immer im Blick

Diese Zeiten sind längst vorüber. Das Unternehmen hat heute sämtliche Techniker mit so genannten Convertibles ausgestattet. Diese Mischung aus Notebook und Tablet wird nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen genutzt, sondern auch für die Erfassung von Aufträgen. „Wir können die Arbeitszettel hier im Büro erstellen und dem Monteur zuschicken“, erklärt Otte. Der Mitarbeiter vor Ort trägt dann alle Daten des Einsatzes in das digitale Formular ein. Dabei handelt es sich nicht nur um die Arbeitszeit und die Fahrtkosten. Auch das verbrauchte Material wird erfasst, wofür der Monteur die entsprechenden Artikellisten auf dem Rechner zur Verfügung hat. Ebenso werden Messwerte wie z.B. Betriebsstunden oder die Laufzeiten von Bauteilen in den Formularen erfasst. „Sehr wichtig sind zudem die Wartungs- und Checklisten, welche als PDF-Formular mit dem Auftrag verbunden sind“, ergänzt Otte. Auch könne der Monteur vor Ort in den Bestandsdaten nachschlagen, wenn er z.B. Fragen zu in der Vergangenheit an der betreffenden Anlage durchgeführten Arbeiten hat. Ist der Auftrag erledigt, unterschreibt der Kunde auf dem Touchscreen. Dann ist der Arbeitszettel mit einem Schreibschutz versehen, Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden.

In der Projektverwaltung liegt für jede Anlage eine digitale Akte mit dem Lebenszyklus eines BHKW vor. (Bild: Moser GmbH & Co. KG)

In der Projektverwaltung liegt für jede Anlage eine digitale Akte mit dem Lebenszyklus eines BHKW vor. (Bild: Moser GmbH & Co. KG)

Excel-Tabelle adé

Otte beschränkt den EDV-Einsatz aber bei weitem nicht nur auf die Erfassung der Auftragsdaten. Das Tool namens ‚Mobiler Service‘ ist ein Feature aus der modular aufgebauten Anwendung Mos’aik von Moser Software. So hat Otte über die Projektverwaltung des ERP-Systems für jede Anlage eine Art digitale Akte vorliegen, die den gesamten Lebenszyklus eines BHKW abgedeckt: „Das fängt bei uns mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung an und hört bei unseren nachgelagerten Dienstleistungen auf“, erläutert Otte. Schließlich werden die BHKW-Anlagen des Unternehmens standardmäßig mit einem zehnjährigen Wartungsvertrag ausgeliefert, für andere Auftraggeber arbeitet Otte als Wartungsdienstleister. „Das heißt, dass wir ein Projekt mindestens zehn Jahre im System haben. Da ist Mos’aik sehr praktisch, gerade im Hinblick auf die Nachkalkulation.“ Otte kann vom PC in seinem Büro sämtliche Buchungen und damit verbundene Kosten tagesaktuell einsehen. Früher wurden sämtliche Arbeitsschritte über Excel-Tabellen dokumentiert, die erst im Netzwerk gesucht werden mussten. Jetzt ist alles zentral im System abgelegt und Otte kann von einer Plattform aus systematisch auf alle Unterlagen zugreifen. Zugleich kann er von der Software-Oberfläche aus alle weiteren Schritte anstoßen, z.B. Auftragsbestätigungen, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen, was nur wenige Arbeitsschritte erfordert. „Gerade die Angebotserstellung ist sehr einfach, man kann da sehr viel mit Sets und Vorlagen arbeiten und selbst komplexe Angebote innerhalb von einer halben Stunde erstellen.“

Individueller Zuschnitt sinnvoll

„Wir schneiden unsere Software deshalb exakt auf die Bedürfnisse des Kunden zu, was dank des modularen Aufbaus ohne großen Kostenaufwand möglich ist“, sagt Vertriebsleiter Maximilian A. Moser. Das Unternehmen aus Würselen hat sich vor allem auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Nutzer spezialisiert, für die große Standardlösungen schlichtweg überdimensioniert wären. Das war auch bei Otte der Fall, der die IT seines Unternehmen Stück für Stück auf die Lösungen von Moser umstellt. Nach der Einführung der ersten Tools im Mai 2015 hat er in der Zwischenzeit auch das Modul Service und Wartung eingekauft: „Da kann ich die Termine hin und herschieben und tagesaktuell entscheiden, wer was macht.“ Zugleich habe er eine Übersicht darüber, welche Kapazitäten noch vorhanden seien. Ein weiteres Beispiel ist das Modul Bestellwesen/Logistik. Otte löst Bestellungen über das Lagerverwaltungsmodul aus, der Lagereingang wird später erfasst und wenn eine Rechnung gestellt wird, wird das entsprechende Teil direkt ausgebucht. Über das CRM-Modul von Moser erfolgen demnächst auch Kontaktverwaltung, Emailarchivierung und -verkehr in Verbindung mit Outlook.

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