Berechtigungsmanagement
Die Strategie, jeder Dienstleister verwaltet die für ihn erforderlichen Daten selbst, hat also Schwächen. Ein intelligent konzipiertes Berechtigungsmanagement erweist sich in diesem Kontext als praxisbewährter Lösungsansatz. Es klärt u.a. folgende Fragen: Welcher Dienst darf welche Daten einsehen und nutzen? Wer darf was wohin speichern? Und nicht zuletzt: Wer darf was nicht (mehr)? Basis ist stets die zentrale Erhebung und Speicherung in einem eigenen Pool. Dort lässt sich mittels einer zentralen Plattform ein effizientes Berechtigungsmanagement realisieren, um alle wichtigen Themen einfach zu verwalten:
- • Zugriff auf Datenbank/-pool (Lesen und/oder Schreiben)
- • Einschränkung des Zugriffs auf Teile der Daten (Lesen und/oder Schreiben)
- • Granulare Festlegung der konsumierten Datenpunkte innerhalb einer Liegenschaft (z.B. nur Zähler)
- • Zeitliche Einschränkung (z.B. nur aktuelle und zukünftige Werte)
- • Zugriff auf Daten aus externen Dienstleistungen/Services zwecks Datenaustausch
- • Entzug – ganz oder teilweise – von Zugriffsberechtigungen.
Im Idealfall existiert je Liegenschaft eine Art digitaler Zwilling, auf den nur jene zugreifen können, die es auch explizit dürfen. Am Markt gängige Lösungen (beispielsweise die BAScloud von dem hessischen Anbieters ProFM) berücksichtigen diese Notwendigkeiten und schaffen damit die Voraussetzung für eine selbstbestimmte Datenverwaltung der Liegenschaftsbetreiber.
Datenstruktur erhalten
Über die zentrale Struktur lässt sich jede digitale Dienstleistung einfach auf- bzw. abschalten; jede Liegenschaft muss dabei nur einmal angebunden werden. Vor allem haben Eigentümer bzw. deren Erfüllungsgehilfen jederzeit den vollen Überblick, können Berechtigungen leicht und gut nachvollziehbar vergeben oder entziehen. Ein unberechtigter Zugriff wird wirksam ausgeschlossen; datenschutzrechtliche Anforderungen lassen sich problemlos erfüllen. Und schließlich sinken Kosten und Aufwand im Falle eines Dienstleistungs- oder Dienstleisterwechsels deutlich. Und noch ein Risiko, was ein Berechtigungsmanagement eindämmt: Ist die Datenlandschaft bereits zersplittert, kann jeder Dienstleister sein eigenes, möglicherweise inkompatibles Datensüppchen kochen. Dann ist der Aufwand unvergleichlich hoch, diese zersprengte Struktur wieder einzufangen. Dazu kommen mögliche, schwer zu verhindernde Datenschutz-Verstöße der Dienstleister. Und schließlich lassen sich zukünftige Herausforderungen und gesetzliche Anforderungen kaum oder nur mit großem Aufwand umsetzen, etwa der Carbon Footprint als standardisierte Information über den Energieverbrauch des Liegenschaftsportfolios.
Fazit
Weil sie wertvoller sind denn je, ist die Hoheit über die eigenen Daten immens wichtig. Gerade Immobilieneigner sollten diese keinesfalls aus der Hand geben. Die logische Konsequenz daraus ist das Erheben, Speichern und Bereitstellen aller Gebäude-/Immobiliendaten mittels einer Lösung – mit einem konsequenten, klar geregelten Berechtigungsmanagement. Dieses ermöglicht es, genau festzulegen, wer wann und zu welchem Zweck welche Daten auf welche Art und Weise einbringen und nutzen darf – und wer nicht. Je eher man dieses Thema angeht, desto größer sind Ersparnis und Nutzen. Nicht zuletzt vermeiden Eigentümer und Betreiber unnötige Aufwände, schlimmstenfalls hohe Kosten, wenn sie eine erst einmal komplett erodierte Datenstruktur wieder ordnen müssen.
