Überschaubare Investitionen genügen
System- und Medienbrüche potenzieren sich je mehr Mitarbeiter, Partnerbetriebe, Subunternehmen und Kunden involviert sind. Ein Betrieb, der seinen Alltag auf diesen Provisorien aufbaut, kann nicht wachsen. Betriebe, die es sich zur Aufgabe machen, die organisatorischen Umwege und Provisorien zu finden und auszumerzen, steigern damit nicht nur ihre Produktivität, sondern auch die Übersicht über die Geschäftsabläufe und die Motivation ihrer Mitarbeiter. Doch es gibt auch gute Nachrichten für kleine und mittelgroße Betriebe. Längst gibt es auch für diese Firmengrößen stringente Systeme, die speziell auf die Abläufe in Handwerksbetrieben zugeschnitten sind. Sie organisieren alle anfallenden Aufgaben ohne Systembrüche und verschaffen Inhabern oder Geschäftsführern in Echtzeit einen transparenten Einblick in den Status der Projekte und in die Geschäftszahlen. Ein weiterer Vorteil von Arbeitsabläufen ohne Provisorien: Wissen, wie es dem Betrieb geht. Jederzeit und, wenn nötig, an jedem Ort. Wer feststellt, dass in seinem Betrieb zu viele Provisorien an der Tagesordnung sind, der tut gut daran, die Reißleine zu ziehen. Am Beispiel eines Auftrages oder eines Projektes sollte er sich dann zusammen mit seinen Mitarbeitern alle Arbeitsschritte vor Augen führen, die bis zum Abschluss und zur Abrechnung nötig sind. Wenn man seinen Bedarf hier genau kennt, kann man ein Organisationssystem einführen, innerhalb dessen alle Arbeitsabläufe ohne Reibungsverluste umsetzbar sind. Dieses sollte heute zum größtmöglichen Teil EDV-basiert sein. Hierfür sind aber längst keine horrenden Summen mehr nötig. Es gilt lediglich bei der Wahl der EDV-Lösung auf einige grundlegende Faktoren zu achten:
- • 1. Flexibilität: Die in der Analyse ermittelten und in der Planung optimierten Abläufe im Betrieb müssen komplett abbildbar sein. Eingabemasken, Auswertungslisten und Formulare sollten flexibel anzupassen sein, damit im täglichen Umgang mit der Software keine neuen Umwege oder Improvisationen entstehen.
- • 2. Vollständigkeit: Alle im Betrieb anstehenden kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben sollten zentral in einer einzigen EDV-Lösung verwaltet werden können. Egal, ob es sich um das Regiegeschäft, Ausschreibungsprojekte, die mobile Auftragsabwicklung, Monteursplanung, Werkzeugverwaltung, Zeiterfassung, das Aufmaß, die Archivierung oder um die Kommunikation mit dem Kunden handelt. Nur so können hohe Kosten durch die Anschaffung und Anpassung verschiedener Computer-Programme vermieden werden. Es fällt zudem der nervige Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen weg, der oft nur auf Umwegen funktioniert. Der Austausch von Daten zwischen allen oben genannten Arbeits- und Aufgabenbereichen ist mit einer auf Vollständigkeit bauenden EDV-Lösung nicht mehr nötig, da alle Bereiche auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen können.
- • 3. Mobilität und Verfügbarkeit: Alle Kundendaten, Auftragsdetails, Artikelpreise und Leistungskataloge nur im Büro am Computer verfügbar zu haben, ist äußerst unproduktiv und führt immer wieder zu der Notwendigkeit, Ausdrucke anzufertigen, Projektmappen zu vervielfältigen oder Kontaktdaten und Preisen hinterher zu telefonieren. Daten, die in der zentralen Handwerker-Software gepflegt werden, können von dort aus Mobilgeräten wie Tablet-PCs oder Smartphones bereitgestellt werden. Einträge in den Monteurskalender können mit Smartphones synchronisiert, Aufträge mit einer mobilen Anwendung für Notebooks und Tablets abgewickelt werden.
Kundenorientierte und effiziente Arbeitsweise möglich
In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt steigert nichts so sehr die Produktivität wie die uneingeschränkte Möglichkeit mit nur einer Stammdatenbasis zu arbeiten und von überall Zugriff auf diese Basis zu haben. Hierfür ist bei datenbankgestützten Systemen keine Cloud-Lösung nötig, da mobile Geräte über das Internet auch auf Server zugreifen können, die vor Ort im Betrieb stehen. Sind Provisorien abgeschafft und Arbeitsabläufe fließend gestaltet, fällt es jedem beteiligten Mitarbeiter und der Geschäftsführung leichter, den Überblick zu behalten. Eine gute auf die Anforderung von Handwerksbetrieben zugeschnittene Software ist eine Hilfe, damit jeder einzelne im Team zugleich kundenorientiert und effizient arbeiten kann. Missverständnisse werden reduziert, Arbeitsanweisungen klar dokumentiert und Verantwortlichkeiten zu jeder Zeit transparent kommuniziert.
