Gebäude- und Anlageninfrastruktur

Die Dokumentation und das Management der Gebäude- und Anlageninfrastruktur geht über den Umfang einer klassischen Facility-Management-Lösung hinaus. Dennoch ist eine Abdeckung dieser Funktionen in einer Software sinnvoll. Mit der Software Facility Manager VM.7 von AT+C können z.B. jegliche Kabel- und Datenverbindungen, Gasleitungen oder Abwasserkanäle genau dokumentiert werden. Daraus resultieren immense Planungsvorteile. Denn erst durch die Dokumentation können die vorhandenen Ressourcen, Flächen und die Infrastruktur so effizient wie möglich genutzt werden. Das Unternehmen hat die Übersicht, wo für den neuen Mitarbeiter ein Büro frei ist oder wo die Maschine aufgestellt werden kann, da die entsprechenden Anschlüsse vorhanden sind. Das Wissen um den Verlauf von verlegten Leitungen ist zudem sicherheitsrelevant. Auf dem Weg zur Eröffnung des Flughafens BER sorgt eine unzureichende Dokumentation der Kabeltrassen nach wie vor für Probleme. Verlegte Kabel, deren Gewicht und Brandlast auf den Trassen wurden nicht vollständig dokumentiert. Mit der Folge, dass es schwierig ist vorhandene, aber überflüssige Kabel ordnungsgemäß zurückzubauen, um Platz für zusätzlich erforderliche Leitungen zu schaffen. Gerade im Störungsfall kann man über ein zeitgemäßes Infrastrukturmanagement die Ursachen von Störungen wesentlich schneller identifizieren, deren Auswirkungen bestimmen und eingrenzen, so dass Probleme zeitnah und mit geringstmöglichen Ausfallkosten behoben werden können.

Offene Softwarearchitektur

In Zeiten von Big Data ist eine offene Softwarearchitektur mit einer Standard-Datenbank im Hintergrund von immensem Vorteil bei einer CAFM-Lösung. Auf diese Weise wird es möglich, Anwendungen schnell und unkompliziert zu verbinden. Genutzte Flächen und die Zuordnung von Inventarobjekten können z.B. an das Enterprise Ressource Management (ERP), meist SAP übergeben werden, über das die kaufmännische Verrechnung abgewickelt wird. Ist die Gebäudesteuerung integriert, können wechselseitig Informationen ausgetauscht werden. Z.B. gäbe es die Möglichkeit über Raumtemperaturen Verrechnungssätze anzupassen oder die Thermostat-Einstellung eines Besprechungsraums so zu regeln, dass er im unbelegten Zustand abgesenkt, aber rechtzeitig vor Beginn einer Belegung wieder auf den Normalwert angehoben wird. Auch die Integration des HR-Systems ermöglicht sinnvolle Prozessverbesserungen, die durch eine offene Software vereinfacht werden. Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz wechseln und in ein neues Büro ziehen oder ihre Abteilungszugehörigkeit ändern, wird das automatisch ins CAFM übertragen: Auf Grundrissplänen werden Mitarbeiter anhand der HR-Informationen automatisch neu positioniert und es erfolgt eine aktualisierte Flächenverrechnung auf der neuen Kostenstelle. Damit sinkt der Arbeitsaufwand für den Facility Manager. Für die Verrechnung liegt zudem eine höhere Datenqualität und -aktualität vor, bei geringeren Personalkosten. Hilfreich für ein schnelles und intuitives Arbeiten ist eine grafisch orientierte Oberfläche mit der Integration von CAD-Grundrissen in die Facility-Management-Prozesse. Die Identifizierung von Mitarbeitern, Inventar und Infrastruktur ist in der bildlichen Darstellung wesentlich einfacher. Über den Klick im Grundriss können sämtliche Zusatzdaten aufgerufen werden. Gleichzeitig ist die Historie der Aufträge, Dokumente oder Verträge, die mit Infrastrukturelementen wie Notstromgenerator oder Fahrstuhl verbunden sind, aus der Oberfläche aufrufbar. Das verbessert die Übersicht und bringt Transparenz.

Die richtige CAFM-Lösung auswählen

Viele CAFM-Lösungen bestehen schon lange auf dem Markt und decken das Gros der Funktionalitäten ab. Es existieren zwar Unterschiede im Detail, diese kommen bei Ausschreibungen in der Regel aber nicht zum Tragen, da fast jeder Anbieter jede Standardfunktionalität abhaken kann. Die ausschreibenden Unternehmen können sich entsprechend schwertun, den Anbieter mit der geeigneten Software für ihre Bedürfnisse auszuwählen, da es auf den ersten Blick kaum Unterscheidungsmerkmale gibt. Relevant werden die Funktionalitäten auf Detailebene, sobald bestimmte Kombinationen oder Besonderheiten abgedeckt werden müssen. Etwa, wenn zwar zusätzliche Felder für Flächen erstellt werden können, diese aber nicht durchgängig zugänglich sind und in anderen Prozessen nicht weiterverwendet werden können. Oder, wenn Unternehmen für die Verrechnung ihren Mitarbeitern verschiedene Kategorien zugeteilt haben, die wiederum unterschiedliche Flächen zur Verfügung haben. In Räumen, die weniger Fläche besitzen, als den Mitarbeitern zusteht, müssen die Quadratmeterzahlen entsprechend verhältnismäßig reduziert und angepasst werden. Eine Software muss auch solche Besonderheiten abdecken können und Flexibilität mitbringen, um sich an Kunden individuell anzupassen. Für den Kunden gilt deswegen, sich die Funktionalitäten nicht nur auf dem Papier zeigen zu lassen, sondern in der praktischen Umsetzung. Sie sollten sehen, wie die Software arbeitet und live funktioniert. Livedemos sind zwar gang und gäbe, zeigen aber in der Regel nur die Standardfunktionalität losgelöst von der Kundensituation. Der Kunde sollte deswegen zusätzlich zwei oder drei Pain Points nennen, Besonderheiten, die die Software für ihn lösen soll, und sich die Umsetzung davon zeigen lassen. Diese Probleme sollten früh in den Auswahlprozess eingebracht und von den attraktivsten Anbietern als Proof of Concept vorgelegt werden.