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Software-Umstellung:
Datenkonvertierung und Einarbeitung

Die Schlüter Elektrotechnik GmbH hat seit Mai 2000 die Branchenlösung Taifun Handwerk im Einsatz. Die Installation des Netzwerks war unproblematisch. Glücklicherweise konnten die Daten aus der alten EDV konvertiert werden, so dass Adressen, Rechnungen, Saldensätze usw. erhalten blieben und nicht neu erfasst werden mussten. Ebenso leicht war die Einrichtung der Zugangsrechte für die verschiedenen Benutzer, die sich nun in das neue Programm einarbeiten mussten.
Autor: Klaus Schlüter, Geschäftsführer der Schlüter Elektrotechnik GmbH | Bilder: Taifun Software AG
Die Bedienung von Taifun Handwerk ist leicht zu erlernen, und das Programm ist übersichtlich und vor allem einheitlich gestaltet. Hat man einmal die Grundlagen verstanden, findet man sich überall schnell zurecht. Für alle wichtigen Funktionen gibt es Schnelltasten. Zur Not steht überall eine Online-Hilfe zur Verfügung. Für jeden Benutzer ist es möglich, seinen eigenen Arbeitsplatz so einrichten, wie es für ihn sinnvoll ist. Die letzte Sucheingabe, die Größe und Position von Fenstern, die Reihenfolge und Breite der Spalten in Listenanzeigen – alles wird gespeichert und ist bei der nächsten Anmeldung im Programm wieder da. Das Programm kann vollständig über die Tastatur oder mit der Maus bedient werden und erlaubt paralleles Arbeiten in mehreren zugleich geöffneten Fenstern. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischendurch ein Kunde anruft und eine Frage zu einer Rechnung hat, während man gerade in der Auftragsbearbeitung ist.

Die wichtigsten Funktionen

Wichtig sind für unseren Betrieb vor allem folgende Funktionen:
-Schneller und zuverlässiger Zugriff auf die Adress- und Artikeldaten
-Kupferpreise (DEL-Notiz)
-Flexible Kalkulation
-Auftragsbearbeitung und -abwicklung, Terminplanung für die
Monteure und Rechnungsstellung
-Projektverwaltung

Adressen und Kontakt-Informationen in einer Datenbank

Eine vernünftige Adressenverwaltung muss mehr können als Postanschriften und Telefonnummern speichern: Termine, Ansprechpartner, Kontakte, Notizen, schneller Überblick über Rechnungen, offene Posten usw. Das bedeutet eine große Zeitersparnis, ganz abgesehen davon, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen können. Dabei werden alle Adressen nur einmal erfasst, gleichgültig, ob es sich um Kunden, Mieter oder Lieferanten handelt. Wenn ein Vermieter einen Auftrag erteilt, ist sofort klar, wo die Wohnung des Mieters ist und an welche Adresse die Rechnung geht.

Herr über die Artikeldaten bleiben

Taifun Handwerk importiert Artikeldaten im Datanorm-Format einwandfrei und ausgesprochen schnell. Schlüter Elektrotechnik arbeitet mit den Daten von Valentin Klein und Schwemann. Über Rabatt- und Warengruppen kann eine Vorauswahl unter den Artikelgruppen getroffen werden, so dass nicht unbedingt der gesamte Datenbestand importiert werden muss. Listenpreise und zusätzliche Verkaufspreise können automatisch durchgerechnet werden. Von großem Wert ist die schnelle Volltextsuche von Taifun Handwerk. Sie ermöglicht auch Preisvergleiche zwischen Artikeln unterschiedlicher Lieferanten. Die Kupfer-Notiz ist in Taifun Handwerk voll integriert. Kupferzuschläge werden so ausgewiesen, wie der Kunde es wünscht: pauschal, positionsbezogen oder auch gar nicht. Das wird erst beim Belegdruck entschieden.

Kalkulation

Um Spielräume in der Kalkulation nutzen zu können, muss man sie kennen. Das Risiko ist groß, schleichend in die Verlustzone zu geraten. In Taifun Handwerk sind der kalkulierte Deckungsbeitrag und die Preisuntergrenzen immer greifbar. Von der pauschalen Belegkalkulation über einzelne Positionen bis hin zur differenzierten Kalkulation der Kostenarten (Material, Lohn, Fremdleistungen usw.) gibt es viele Möglichkeiten, im Rahmen des Machbaren neu zu kalkulieren.

Angebote, Aufträge, Rechnungen

Die Belegbearbeitung erlaubt schnelles Arbeiten, und die Anzeige am Bildschirm ist ‚wie gedruck‘. Für Verkauf, Kalkulation und die Bearbeitung von Leistungsverzeichnisse gibt es spezielle Ansichten, die rasches Arbeiten ermöglichen. Angebote können in Aufträge oder Rechnungen überführt werden und, falls nötig, nachbearbeitet werden. Dadurch kann der gesamte Vorgang jederzeit auf seinen Bearbeitungsstand geprüft werden, und sämtliche Belege bleiben dokumentiert. Ganz am Ende steht das Mahnwesen, das Zahlungseingänge kontrolliert und Mahnvorschläge erstellt. Zu jeder Verkaufsposition kann auch ein Bild gespeichert werden. Das kann im Angebot das in den Artikelstammdaten zugeordnete Bild des Produkts sein.

Projektverwaltung

Für umfangreiche Aufträge ist die Projektverwaltung das Mittel der Wahl. Hier werden alle Verkaufs- und Einkaufsbelege zusammengefasst. Hier stecken auch Funktionen, die in der Praxis wirklich benötigt werden: Aufmaße und Teilaufmaße, Massenermittlungen, die auch mehrfach zur Berechnung eingesetzt werden können, Fertigungsaufträge, Materiallieferscheine, Abschlagsrechnungen usw. GAEB-Angebotsanforderungen können problemlos importiert, bearbeitet und als Angebot wieder exportiert werden. Mit der Nachkalkulation kann die Gesamtkalkulation für das Projekt einschließlich angefallener Stunden fortlaufend überprüft werden. Und zur Kontrolle kann eine projekt- oder periodenbezogene Auswertung gedruckt werden.

Kommunikation

Als sehr praxistauglich haben sich die verfügbaren Kommunikationsmittel erwiesen: So wird die E-Mail-Adresse eines Kunden oder Lieferanten per Knopfdruck in eine neu erstellte E-Mail übernommen. Belege können auch direkt via Fax versendet werden.

Zusatzmodul Taifun Terminplaner

Der zusätzlich installierte Terminplaner vereinfacht die Planung enorm und kann passend zum Termin auch gleich den Auftrag anlegen. Tages-, Wochen- und Monatsansicht erlauben einen detaillierten Überblick über die Auslastung.

Eine professionelle, praxistaugliche Lösung

Taifun Handwerk ist eine gute, professionelle Lösung für die Anforderungen der Schlüter Elektrotechnik. Gerade weil die Software zum unentbehrlichen Arbeitsmittel geworden ist, wurde zusätzlich ein Pflegevertrag und ein Support-Vertrag abgeschlossen. So ist die Software immer auf dem aktuellen Stand, und falls es Probleme gibt, können sie schnell behoben werden. Außerdem hat die Taifun Software AG u. a. die Schnittstelle für Datanorm Online und Zusatzprodukte wie Handy-Ortung und mobile Auftragsbearbeitung herausgebracht. Datanorm Online erlaubt den Import aktueller Artikelkataloge direkt aus Taifun heraus und ist leicht zu bedienen. Die Handy-Ortung ermittelt sekundenschnell den Standort von Monteurfahrzeugen und ermöglicht rasche Reaktion auf Kundenanfragen bei optimaler Routenplanung. Die mobile Auftragsbearbeitung ist ein Mini-Taifun für PDAs mit dem schnellen Palm OS. Damit hat der Monteur Auftrags- und Artikeldaten immer zur Hand, kann seine Stunden erfassen und das Ganze vom Kunden abzeichnen lassen.

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