Anzeige
Anzeige

Ressourcen schonende
Software? Die richtige Branchen-Software macht das Betriebsmanagement effizienter

Genau wie in der modernen Gebäudetechnik ist auch für Betriebe des Elektrohandwerks die Frage zentral, wie man gezielt Kosten sparen und die eigenen Ressourcen schonen kann. Die passende Branchensoftware ermöglicht es, Einspar- und Gewinnpotenziale zu erkennen und optimal auszuschöpfen. Am Beispiel der Betriebssoftware Powerbird von Hausmann & Wynen lässt sich zeigen, wie Unternehmen des Elektrohandwerks ihre Kapazitäten noch gewinnbringender einsetzen können.
Zu einer effizienten Betriebsführung gehören vor allem eine exakte Kostenkalkulation, ein möglichst günstiger Materialeinkauf und die optimale Auslastung der Mitarbeiter. Doch Ressourcen schonen geht noch viel weiter. Die Themen reichen vom optimierten Materialverbrauch bis zur kontinuierlichen Kundenbetreuung. Eine Software, die dieses breite Spektrum unterstützen soll, muss auf den Arbeitsalltag im Elektrohandwerk spezialisiert sein. Nur dann wird es gelingen, den Betrieb noch wirtschaftlicher zu machen. Wie also setzt man die eigene Leistungsfähigkeit und Energie mithilfe der richtigen Betriebssoftware so lukrativ wie möglich ein?
Energiemanagement

Energiemanagement im Elektrounternehmen bedeutet vor allem optimale Planung und Verteilung der beiden wichtigsten Ressourcen: Zeit und Geld. Die Software hilft z.B. bei der Einsatzplanung von Mitarbeitern oder Subunternehmern für Großprojekte. Ist bei einem Auftrag das Know-how eines Meisters gefragt oder reicht ein Geselle? Kann man die Arbeitszeiten eines Monteurs vielleicht durch den Einsatz einer Fremdfirma einsparen? Und wie sieht es mit dem schnellen Umplanen von Kapazitäten aus, wenn ein Kunde einmal einen Notfall hat? Ein gutes und vor allem zeitsparendes Management der eigenen Arbeitskräfte hilft, den Ressourcenverbrauch im Unternehmen schnell zu optimieren. Auch der rasche Blick auf die verfügbaren Bestände des Großhandels bringt Vorteile beim Einsatzplan für die Monteure. Der Inhaber weiß sofort, ob sie bei Nichtverfügbarkeit von Material auf anderen Baustellen besser eingesetzt werden können. Und auch im Falle eines dringenden Notfalls bei einem Kunden weiß der Inhaber in Sekunden, welchen Monteur er wo abziehen kann bzw. wann er reagieren kann. Die Powerbird-Software sorgt für klare Verhältnisse im Büro und auf der Baustelle. Noch plastischer aber wird es beim Thema Geld und hier vor allem beim Einkauf. Mit Powerbird lassen sich automatisch mehrere Großhandelspreise über die UGL-Schnittstelle vergleichen. Powerbird ermittelt, welche Produkte bei welchem Großhändler am günstigsten sind. Das Ergebnis visualisiert die Software anhand eines Preisspiegels. Neben den Preisen ist auch die Verfügbarkeit bei den verschiedenen Großhandelspartnern aufgelistet. Das erleichtert den kostengünstigsten Einkauf, ohne Lieferengpässe befürchten zu müssen. Größere Aufträge lassen sich perfekt in einzelne Materialgruppen splitten. So hat man schnell den Überblick darüber, welche Produkte man am besten bei welchen Lieferanten anfragt. Vor allem beim Einkauf von teueren und/oder seltener verarbeiteten Artikeln lohnt sich der gezielte und übersichtliche Preisvergleich. Eine Brachensoftware wie Powerbird liefert per Mausklick den günstigsten Anbieter. Die Software erleichtert den Preisvergleich durch eine automatische Anfrage, die direkt an mehrere Großhändler gleichzeitig gesendet werden kann. Aber das Energiemanagement geht über die Angebotsphase hinaus: Dank leistungsstarker Features wie der Technik-DVD hat der Handwerker mit einem Mausklick immer die richtige Betriebsanleitung oder den passenden Stromlaufplan druckfertig auf seinem Monitor. Das spart Zeit auf der Baustelle und optimiert die Kundenberatung durch anschauliche Erklärungen und Abbildungen. Über 100.000 Texte, Bilder, Einbauanleitungen und die genauen Montagezeiten schaffen Einsparungen bei Zeit und Kosten eines Elektrohandwerkbetriebs.

Automatisieren

Um Gebäude heute besonders energieeffizient zu machen, werden viele Prozesse automatisiert: Verlässt die letzte Person das Gebäude, wird z.B. das Licht in allen Stockwerken ausgeschaltet. Dasselbe gilt für effizientes Unternehmertum: Alles, was sich automatisieren lässt, spart wertvolle Zeit und Energie für andere Prozesse. So unterstützt eine Branchensoftware wie Powerbird den Unternehmer bei Bestellvorgängen, der Überwachung von Rohstoffpreisen (z.B. Kupfer) und dem automatischen Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten. Beim Abrechnen von Leistungen erfolgt ein automatischer Materialabgleich mit dem ursprünglichen Angebot. Fallen ‚verlorene‘ Stunden an, z.B. zusätzlich beauftragte Leistungen auf der Baustelle oder nicht abgerechnetes Material, reagiert die Software sofort und meldet dies dem Inhaber. Bei der Anpassung von Angeboten hilft die Software ebenfalls automatisiert: Soll auf Wunsch des Kunden eine ganze Produktserie im Angebot (z.B. Schalterserie) gegen die eines anderen Herstellers ausgetauscht werden, reichen dazu wenige Mausklicks. Sollen Produktbilder dabei helfen, höherwertige Angebote zu erstellen, genügt auch dazu ein Klick in die Produktdatenbank (Technik-DVD). Automatisierte Software-Unterstützung bei der Angebotserstellung geht aber noch weiter. So ist eines der Highlights von Powerbird das branchenoptimierte Musterleistungsverzeichnis MLV III. Die über 75.000 Leistungen sind hier schon so vorbereitet, dass sie ohne weitere Bearbeitung zur Angebotserstellung verwendet werden können. Und dank der GAEB-Schnittstelle ist die Teilnahme an Ausschreibungen schnell und einfach möglich. Wie bei modernen, energieoptimierten Häusern gibt es auch für Betriebe eine Anzeige der ‚Energieeffizienz‘ in verschiedenen Bereichen. Mit der ‚Chef-Info‘ von Powerbird z.B. werden wichtige Effizienzkriterien automatisch überwacht. Hier sieht der Inhaber sofort, wenn Mitarbeiter krank sind, welche Arbeiten dadurch kurzfristig verschoben oder von anderen Mitarbeitern übernommen werden müssen. Außerdem zeigt die Software schon im Voraus an, ob Kreditlinien fast ausgeschöpft sind oder welche Aufträge demnächst anstehen. Mit diesem Überblick kann der Inhaber schnell reagieren und optimieren, wo es nötig ist.

Synergiepotenziale

Genau wie intuitive Steuerungen in moderner Gebäudetechnik bringt auch intelligente Betriebssoftware eine Menge Synergiepotenziale für das Elektrohandwerk. Durch die Zusammenführung von Kundendatenbank und Kalkulation in einer Software werden Kunden immer wieder die gleichen Preise für regelmäßig benötigte Produkte und Leistungen angeboten statt jedes Mal neu zu kalkulieren. Die für Powerbird verfügbare Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie die zertifizierte Lohnabrechnung mit kompletter Anbindung an die Datev-Schnittstelle des Steuerberaters stellt speziell für größere Betriebe eine wesentliche Arbeitserleichterung dar. Alle Vorgänge werden nur einmal erfasst und stehen zeitnah allen Entscheidern und vor allem dem Betriebsinhaber zur Verfügung. Schnittstellenanfragen entfallen, man muss keine neue Software erlernen. Und trotzdem hat man den Steuerberater über die komfortable Datev-Schnittstelle immer zur Unterstützung bei der Hand. Die Software bindet u.a. auch Lohnabrechnungen in die Finanzbuchhaltung direkt mit ein. Das bedeutet deutlich weniger Zeitaufwand bei der Kontrolle der eigenen Ausgaben. Außerdem reduzieren sich zusätzliche Kosten für Schnittstellen und für den Steuerberater, da alle Daten bereits genau aufbereitet vorliegen. Ein weiteres Synergiepotenzial birgt das integrierte Dokumentenmanagement bei Powerbird. Dadurch lassen sich alle E-Mails, Angebote, Rechnungen, Bilder und Pläne zu einem Projekt zusammenfassen. So findet jeder Mitarbeiter im Unternehmen ohne viele Rückfragen die Informationen, die er sucht. Gemeinsam mit der Kundendatenbank entsteht zudem die beste Basis für effiziente Kundenbetreuung. Denn alle dem Kunden gesandten Angebote und Rechnungen sind auf Knopfdruck schnell verfügbar, z.B. bei telefonischen Rückfragen des Kunden. Auch die offenen Posten rücken so schneller ins Blickfeld. Da alles in einer Software verbunden ist, sieht man sofort, wenn Kunden noch offene Rechnungen haben und kann dies bei neuen Aufträgen berücksichtigen. Damit auch jeder Monteur weiß, wo sein nächster Einsatzort ist, stehen allen Mitarbeitern die wichtigsten Informationen, wie Termine, E-Mails von Kunden oder Baupläne, sofort zur Verfügung.

Modernisierung

Der Plan, ein Gebäude teilweise oder komplett energieeffizient ‚aufzurüsten‘ ist durchaus vergleichbar mit der Entscheidung für ein neues Management-System fürs Elektrounternehmen. In beiden Fällen will man Energieeffizienz steigern, ohne dabei bisherige Standards und Komfort aufgeben zu müssen. Das fängt schon bei der Übernahme von Daten aus vorher genutzten Programmen an. Oftmals lassen sich Teile der Daten übernehmen und digitalisierte Vorlagen und Formulare bereits vor der Installation erstellen. Aktuelle Großhandelsdaten werden schon vor dem Start mit der neuen Software eingespielt. Dies macht den Neustart einfach und komfortabel, sodass man bereits laufende Projekte sofort besser managen kann. Die Erfahrung zeigt: Schon nach etwa vier bis sechs Wochen läuft die Bedienung in der Regel reibungslos, und alle Anfangsfragen sind geklärt. Das liegt neben der sehr einfachen Bedienung daran, dass die wichtigsten Fragen bereits am Tag der Installation durch eine Schulung vor Ort geklärt werden. Im Folgenden steht Neukunden für alle weiteren Fragen sechs Monate lang die kostenlose Service-Hotline zur Verfügung. Auf diese Weise lernt man die Software schnell und effizient zu nutzen. Das komfortable Handling und die Funktionsvielfalt sind schon nach kürzester Zeit verinnerlicht.

Nachhaltigkeit

Ressourcen schonende Verfahren und Installationen sollen die individuellen Anforderungen auf lange Sicht hin erfüllen und auch flexibel erweiterbar sein. Das Gleiche gilt auch für die Ansprüche eines Elektrobetriebs an seine Software. Das beginnt bereits bei den Vorbereitungen wie den ausführlich beratenden Gesprächen mit Experten. Schon vor der Installation wird eine Analyse des individuellen Leistungsbedarfs durchgeführt. Bei modular aufgebauten Softwarepaketen wie Powerbird kann man exakt festlegen, welche Funktionen die Software haben soll und welche eventuell erst später hinzukommen sollen. Bei betrieblichen Veränderungen – z.B. der parallelen Eröffnung eines Ladengeschäfts – muss sich die Software rasch anpassen. Dann werden zusätzliche Module schnell installiert und sind sofort einsatzbereit. So wird jeweils nur bezahlt, was man auch wirklich nutzt. Einen großen Beitrag zur Nachhaltigkeit einer Software leistet das Thema Service. Schließlich entscheidet dieser Punkt darüber, wie sich langfristig das Investment rentiert. Bei Powerbird z.B. gibt es nicht nur regelmäßige Verbesserungen durch Updates, sondern auch eine kundennahe Betreuung durch telefonischen Support, Fernwartung und regelmäßige Workshops für Anwender. So ist gewährleistet, dass sich die Investition bereits in absehbarer Zeit bezahlt macht und der damit ausgestattete Betrieb zukunftsfähig bleibt.

Empfehlungen der Redaktion

Das könnte Sie auch interessieren

Reaktionsschnelligkeit ist entscheidend für den Erfolg eines Betriebs. Doch die Zahl der Informationen und Dokumente je Projekt steigt permanent, der Überblick kann schnell verloren gehen. Ein digitales Archiv kann dabei helfen, Papierbelege und elektronische Informationen schnell zugänglich zu haben – und jederzeit rasch reagieren zu können. Außerdem spart ein kleineres Papierarchiv viel Platz und Geld. ‣ weiterlesen

Anzeige

Mit dem aktuellen Update der CAD-Software Bricscad (Version 12.2.8) hat Bricsys die Funktionen in seiner .dwg-basierten Software erweitert. ‣ weiterlesen

Anzeige

Treesoft bietet nun das Konzept Treesoft Office.org: CAD CRM ERP in der Version 6.1. Das Modul Treesoft CAD für die Gebäudetechnik ist eine Lösung zur Planung, Erstellung und Auswertung vollständiger Elektroinstallations-, Verteiler- und Stromlaufpläne. Es ermöglicht eine einfache Erstellung von Grundrissen. ‣ weiterlesen

Anzeige

Die Software SeeTool von Merten by Schneider Electric ermöglicht in der Planungsphase eine realistische Einschätzung zu potenziellen Energieeinsparungen. Nutzer geben für jeden einzelnen Raum entsprechende Informationen ein. ‣ weiterlesen

Anzeige

In einem so vielfältigen Bereich wie dem Elektrohandwerk sind Hilfen für die Betriebsorganisation wirtschaftlich von großer Bedeutung. Die passende Branchensoftware bedeutet für einen Elektromeister einen enormen Zeitgewinn und bietet dem Anwender eine Arbeitserleichterung von A wie Angebot bis Z wie Zahlung. Neben den auf die Bedürfnisse des Elektrohandwerks zugeschnittenen Lösungen zeigt die Marktübersicht auch branchenneutrale Softwarepakete. ‣ weiterlesen

Der Elektrofachbetrieb Veit Höver in Peine setzt seit mehr als 20 Jahren auf die gleiche Branchensoftware: Taifun Handwerk. Der ganzheitliche Ansatz der Software und die gute Übersichtlichkeit gehören zu den Gründen, warum sich der Fachbetrieb für diese Branchensoftware entschieden hat. Geschwindigkeit und Stabilität sind weitere Faktoren, die zu den Vorzügen von Taifun Handwerk gehören. ‣ weiterlesen