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Produktkonfigurator minimiert Zeitaufwand

Schulte Elektrotechnik vertreibt seine Evoline-Produktlinie seit Kurzem mithilfe eines Produktkonfigurators von encoway. Die patentierten, modularen Evoline-Systeme sind hochwertige Steckerleisten, in die Energie-, Daten- und Multimedia-Anschlüsse projektspezifisch eingebaut werden. Mit der Software von encoway können Vertriebsmitarbeiter jetzt schnell und anforderungsgerecht Angebote und Aufträge für die Produkte generieren.
Komplexe Produkte, die nach Maßgaben der Kunden zusammengestellt werden, sind eine besondere Herausforderung an den Vertrieb. Softwaregestützte Vertriebswerkzeuge können helfen, schnell über passende und bautechnisch sichere Produkte zu informieren und diese anzubieten. Auf die Branche und auf das Sortiment zugeschnittene Angebotssoftware kann umfangreiche Produktinformationen unmittelbar und gut aufbereitet verfügbar machen. Vertriebsleute im Außendienst gewinnen so wertvolle Zeit für ihre Kunden und auch im Innendienst und in der Konstruktion sinkt der Aufwand, sodass mehr Energie in wertschöpfende Prozesse fließen kann.

Ausgangssituation

Die Erstellung eines Angebots war für die Vertriebsmitarbeiter von Schulte Elektrotechnik in der Vergangenheit mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Kunden stellten die gewünschte Lösung entweder selbst auf Basis des Papierkatalogs zusammen oder erhielten Vorschläge von Vertriebsmitarbeitern oder Handelspartnern. Der Innendienst prüfte die Anfragen, ließ, wenn nötig, von der Konstruktionsabteilung untersuchen, ob die Variante sich umsetzen ließ, und erstellte geprüfte Angebote, die er an die Kunden faxte. Als Hilfsmittel existierte ein mit MS Excel erstellter Konfigurator, der nur von einem Mitarbeiter gepflegt werden konnte. Qualität und Aussehen der aufwändig manuell angefertigten Unterlagen waren stark vom jeweiligen bearbeitenden Mitarbeiter abhängig. Die Angebote wurden mitunter überarbeitet, korrigiert und überschrieben, bevor sie als Aufträge zu Schulte gefaxt und der Fertigung übergeben wurden. Die vielen Übermittlungsschritte und handschriftlichen Änderungen bei dieser Vorgehensweise waren typische Fehlerquellen. Außerdem war der Zeitaufwand für Konstruktion und Vertrieb sehr groß. Im Sinne der langfristigen Wachstumsstrategie war die Optimierung des Angebotserstellungsprozesses unumgänglich.

Aufgabenstellung

Schulte ermittelte zwei Softwaredienstleister, die in der Lage waren, einen komplexen Produktkonfigurator zu erstellen. Die Wahl fiel auf encoway als Partnerunternehmen, weil die Bremer in Vorgesprächen zeigten, dass sie Schultes Anforderungen am besten verstanden, und weil sie anhand von Referenzprojekten ein gutes Zusammenspiel mit SAP ERP belegen konnten. Das Projekt startete im Rahmen des Aufbaus eines durchgängigen Softwaresystems. Schulte führte zeitgleich mit der Konfigurationslösung SAP ERP ein, weil die bisherige Software zur Verwaltung der Stammdaten nicht mehr aktualisiert wurde. Das Hauptziel für die Angebotssoftware war die Generierung technisch und kaufmännisch korrekter Angebotsdokumente mit einheitlichem Layout und Design. Die Konstruktion sollte entlastet und Klärungsfragen der Vertriebspartner an den eigenen Vertrieb reduziert werden.

Lösung

encoway realisierte den Konfigurator zur softwaregestützten Erstellung von Angeboten und Aufträgen speziell für die Evoline-Produktlinie. Der Evoline-Produktkonfigurator leitet Nutzer durch den gesamten Angebots- und Auftragsprozess: von der Auswahl oder Anlage eines Kunden, Projekts oder Angebots über die individuelle Konfiguration des Produkts, die Ergebnisaufbereitung inklusive Preiskalkulation bis hin zur Generierung SAP-konformer Bestelldaten und deren Übergabe als Auftrag an SAP ERP zur Abwicklung. Die Bedienung des Produktkonfigurators ist einfach: Nutzer wählen ein Evoline-Profil in der gewünschten Farbe und bestücken es mit den gewünschten Modulen, wie z.B. Energie- und Datenanschlüssen oder auch Audioausgängen und Not-Aus-Schaltern. Die Software gibt während der Konfiguration die aktuelle Baugröße an und generiert ein Bild, das den Bearbeitungsfortschritt zeigt. Das Ergebnis ist auf Machbarkeit geprüft, die Preise sind verbindlich kalkuliert. Die generierten Angebotsdokumente sind kaufmännisch korrekt und ansprechend gestaltet. Eine Kunden-, Projekt- und Angebotsverwaltung mit Such- und Sortierfunktion unterstützt die schnelle Angebotserstellung.

Auf Nutzer zugeschnitten

encoways Softwarelösungen sind auf eine intuitive Bedienung ausgelegt. Ein wichtiges Merkmal dieses Ansatzes ist es, die Eingaben auf wenige Auswahlschritte zu beschränken. Die Ladezeiten sind gering, Eingaben können schnell zurückgenommen und geändert werden. Für einen noch schnelleren Einstieg können vorkonfigurierte Standardprodukte über die Eingabe von Artikelnummern aufgerufen werden. Der Funktionsumfang wird nutzerspezifisch definiert, so hat z.B. der Vertriebsinnendienst bei Schulte vollen Datenzugriff und kann auch Belege in SAP ERP anlegen. Außendienstmitarbeiter, die über eine VPN-Schnittstelle auf die Konfigurationsfunktionen einschließlich Preisbildung zugreifen, können dagegen keine Aufträge in SAP generieren und nur Informationen über ihre eigenen Kunden einsehen und bearbeiten. Die grafische Darstellung der Ergebnisse kann passend zum Verwendungszweck gewählt werden: ein fotorealistisches Bild für einen optischen Eindruck oder eine technische Zeichnung, die sich auch gut zum Faxen eignet. Technische Zeichnungen werden darüber hinaus für die Produktion genutzt.

Nutzerberichte

Seit August 2010 arbeitet Schulte mit der Angebotssoftware. „Zuerst ist der Vertriebsinnendienst auf die Arbeit mit dem Evoline-Produktkonfigurator umgestiegen“, berichtet Manfred Aulmann, Leiter Konstruktion bei Schulte Elektrotechnik. „Die Kundenwünsche werden mit der Konfigurationslösung sehr gut abgebildet und unsere Mitarbeiter haben sich schnell mit dem Programm und den Optionen vertraut gemacht. Die benötigte Zeit für die Angebotserstellung wurde im Schnitt um 70% gesenkt. Hinzu kommen die Einsparungen durch wegfallende Nachfragen bei der Konstruktionsabteilung.“ Seit Ende 2010 ist auch eine Version für den Vertriebsaußendienst aktiv. „Unsere Außendienstler wechseln nach und nach zum Produktkonfigurator. Für sie ist die Umstellung nicht ganz leicht, aber die Vorteile liegen auf der Hand. Ich bin mir sicher, nach der Umgewöhnung wird auch der Außendienst nicht mehr ohne unser elektronisches Werkzeug arbeiten wollen.“

Ausblick

Mit dem Evoline-Produktkonfigurator erstellen Vertriebsmitarbeiter schnell und einfach fehlerfreie und optisch ansprechende Angebotsunterlagen. Sowohl der Vertrieb als auch die Konstruktionsabteilung werden entlastet. Die Kosten für die technische Angebotsklärung sinken. In der endgültigen Ausbaustufe werden neben Vertriebsinnen- und -außendienst auch Vertriebspartner wie z.B. Möbelhäuser mit dem System arbeiten. Nach Schulung durch encoway wird Schulte das produktspezifische Wissen, das für eine technisch korrekte Konfiguration eines Steckerleistensystems benötigt wird, selbst einpflegen und Dokumentenvorlagen eigenständig erstellen bzw. bearbeiten. Als weitere Option ist die Nutzung des Konfigurators als mehrsprachige Lösung in Vorbereitung. Die technischen Grundlagen hierfür sind mit der encoway-Lösung bereits gegeben, Übersetzungen können eingepflegt werden. Durch die Erweiterung wird die Software auch Vertriebspartnern im Ausland zugutekommen, darüber hinaus wird sie Schulte befähigen, auf Deutsch zusammengestellte Angebote auf Knopfdruck in einer Fremdsprache zur Verfügung zu stellen.

Kasten: Ergonomie und Ästhetik

Die Evoline-Produktlinie bietet Highend-Installationstechnik, die mit unansehnlichen Kabeldschungeln aufräumt. Dezentrale Netzzugänge werden zum dezenten Dekoelement. Ergonomische Ansprüche und ästhetisches Empfinden treffen zusammen mit geprüfter Sicherheit. So baut Schulte z.B. auch Steckerleisten mit 230- und 110V-Netzanschlüssen mit integrierter Spannungstransformation. Die konfigurierbaren Evoline-Produkte, die weltweit viele Hotels, Büros und Konferenzräume schmücken und der EVOline Plug, ein Steckermodul mit flacher Bauhöhe und einem beweglichen Steckergesicht für ein leichtes Ziehen des Steckers, sind für ihr innovatives Design vielfach prämiert worden.

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