Neue gesetzliche Vorschriften

Umdenken bei
der Archivierung

Die neuen gesetzlichen Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zwingen Unternehmen, das Archivieren ihrer Unterlagen zu überprüfen.
Spätestens ab diesem Jahr müssen sich Betriebe, die zur Unterstützung und Steuerung ihrer betrieblichen Prozesse ein Datenverarbeitungssystem einsetzen, umfassend mit dem Thema der digitalen Archivierung beschäftigen. Denn mit der GoBD hat die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung beim Einsatz von IT neu geregelt und zwingende Vorgaben zum ordnungsgemäßen elektronischen archivieren von Unterlagen sowie zum Datenzugriff gemacht. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass sich die neuen Grundsätze nicht nur auf die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorfällen in vorhandenen Finanzbuchhaltungssystemen beschränken. Auch alle anderen Haupt- und Nebensysteme, in denen steuerrelevante Daten erzeugt, verarbeitet oder ausgetauscht werden, müssen die Anforderungen der GoBD zwingend erfüllen. Dazu gehören z.B. auch Softwaresysteme für Material- und Warenwirtschaft, Dokumenten-Management, Fakturierung, Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung. Gerade wenn ein Betrieb mit sogenannten ‚Insellösungen‘ arbeitet, d.h. verschiedene Softwaresysteme für die unterschiedlichen Bereiche einsetzt, stellen die neuen Regelungen die betroffenen Unternehmen vor eine immense Herausforderung. Aber auch Betriebe, die mit einer Komplettlösung arbeiten, müssen sicherstellen, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Digital ablegen gleich rechtssicher archivieren?

Viele Betriebe nutzen bereits für die Verwaltung ihrer Geschäftsunterlagen ein Dokumenten-Management-System. Gerade der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Informationen, die Dokumentensicherheit und letztendlich auch der geringe Platzbedarf sprechen für den Einsatz eines solchen Systems. Aber aufgepasst: Will man diese Unterlagen auch rechtskonform und revisionssicher archivieren, sind die Anforderungen an die eingesetzten IT-Systeme und an das Unternehmen sehr hoch. So hat es mit der GoBD eine teilweise deutliche Verschärfung der Anforderungen an die Dokumentation und Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Daten gegeben. Bei einer rechtskonformen Archivierung muss jetzt jederzeit gewährleistet sein, dass alle Geschäftsunterlagen sicher, unveränderbar, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei übertragbar und datenbankgeschützt aufbewahrt werden. Die Revisionssicherheit bezieht sich dabei aber nicht nur auf die technischen Komponenten, sondern auf die ganzheitliche Abwicklung der Archivierung. So muss jedes Unternehmen in einer firmenindividuell zu erstellenden Verfahrensdokumentation nachweisen, dass eine rechtskonforme digitale Archivierung in dem Betrieb möglich ist und diese hinsichtlich sicherer Abläufe, Organisation, ordnungsgemäße Nutzung und sicheren Betrieb detailliert darin beschreiben.

Warum digital archivieren?

Abgesehen von der neuen gesetzlichen Pflicht zur ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung sollte aber nicht unerwähnt bleiben, dass die digitale Archivierung gegenüber der klassischen Papierarchivierung deutliche Vorteile mit sich bringt. Sie kennen es sicher alle – Sie benötigen dringend ein wichtiges Schreiben, eine Notiz oder auch Pläne bzw. Zeichnungen, können sie aber trotz intensivster Suche in Ihrem herkömmlichen Archiv nicht mehr finden. Das ist sicherlich sehr ärgerlich, geht doch der Verlust von relevanten Informationen und Wissen oft auch auf Kosten der Kundenzufriedenheit. Aber gerade bei zunehmendem Wettbewerbsdruck muss jeder Betrieb in allen Bereichen schnelle Reaktionsfähigkeit sicherstellen, um möglichst kurzfristig auf die Bedürfnisse seiner Kunden reagieren zu können. Schlimmer aber noch ist es, wenn das Finanzamt von Ihnen Unterlagen anfordert, diese aber nicht mehr auffindbar und damit nicht mehr vorlegbar sind. Ist doch ein geordnetes und vollständiges Belegwesen eine unverzichtbare Voraussetzung für die korrekte Unternehmensbesteuerung. Da ist der Ärger mit der Finanzbehörde schon vorprogrammiert. Eine digitale Archivierung hilft Ihnen dabei, solche Situationen in Zukunft zu vermeiden.

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