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Mobile Arbeitszeiterfassung und Controlling

Gebäudetechniker müssen nicht nur ihr Handwerk beherrschen. Wer in der Branche dauerhaft überleben will, sollte seinen Kunden gegenüber auch schnell und exakt die erbrachten Leistungen dokumentieren können. Während die meisten Firmen bislang mit klassischen Stundenzetteln arbeiten, hat die virtic GmbH nun speziell für Gebäudetechniker eine mobile Arbeitszeiterfassung per Handy inklusive Ortung entwickelt. Durch diese Technik können in Echtzeit die Einsatzorte der Mitarbeiter eingesehen sowie die erbrachten Leistungen zu den Aufträgen abgerufen werden.
Autor: Maik Parsch, Nils Dietrich, virtiv GmbH l Bilder: virtic GmbH
Markus Michael hat alle Hände voll zu tun. Als Geschäftsführer der Talk GmbH mit Sitz in Dortmund hat er sich auf Haus- und Gebäudetechnik spezialisiert. Seine Auftragsbücher sind aufgrund der guten Wirtschaftslage mehr als gefüllt. Fast stündlich kommen neue und spontan zu erledigende Aufgaben hinzu. Die Folge: Während seine 18 Mitarbeiter ständig mit dem Auto unterwegs sind oder auf einer von rund 25 Baustellen im Ruhrgebiet arbeiten, muss Michael neben der exakten Erfassung der einzelnen Leistungen auch eine schnelle und flexible Einsatzplanung gewährleisten. “Meine Mitarbeiter sind in kurzen Zeitabständen an den verschiedensten Orten tätig. Wenn ein Kunde sofort etwas erledigt habe möchte, dann muss ich wissen, wer von meinen Mitarbeitern gerade in der Nähe ist und Kapazitäten frei hat“, sagt Michael. Plante der Geschäftsführer die Einsätze seiner Mitarbeiter bislang mit Hilfe einer klassischen Stecktafel an der Wand, stieß diese Methode mit zunehmender Arbeitsauslastung an ihre Grenzen. Sein Ziel war es daher, eine leistungsfähige sowie kostengünstige IT-Lösung zur Disposition der Mitarbeiter zu finden. Zudem sollte das System in der Lage sein, die Arbeitszeiten sowie die erbrachten Leistungen der Mitarbeiter automatisch an die Buchhaltung zu übermitteln.
Flexible Einsatzplanung und effiziente Buchhaltung
Das am Markt verfügbare Angebot gestaltete sich für Michael jedoch äußerst unübersichtlich. Nach Aussage von Wolfgang Fuchs, Geschäftsführer der Beratungsgesellschaft ‚think & solve‘, ist der Unternehmer aus Dortmund damit nicht der Einzige: “Es gibt Systeme für die mobile Erfassung von Arbeitsleistungen. Und es gibt Systeme zur Ortung. Die wenigsten Systeme bieten jedoch beide Funktionen gleichzeitig.“ Eine bereits etablierte Ausnahme stellt laut Fuchs, dessen Beratungsunternehmen sich auf IT-Systeme für Haus- und Gebäudetechniker spezialisiert hat, die Lösung der virtic GmbH mit Sitz in Dortmund dar. Das System mit der gleichnamigen Bezeichnung ‚virtic‘ (virtual time clock) basiert auf der mobilen Arbeitszeiterfassung und Ortung per Handy. Die Handhabung der Handy-Anwendung gestaltet sich dabei unkompliziert: Per Tastendruck meldet sich ein Mitarbeiter zu einer bestimmten Arbeit an oder ab, wodurch er auch die Ortung seines Firmenhandys auslöst. Die Lokalisierungsfunktion gibt es in zwei Varianten: Bei der Netzzellenortung wird angezeigt, in welcher Mobilfunkzelle sich der Mitarbeiter befindet. Das Satellitennavigationssystem GPS hingegen ist bis auf wenige Meter genau und kann auch im Ausland eingesetzt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird grundsätzlich auf die Erstellung eines Bewegungsprofils verzichtet. Aus den gleichen Gründen ist eine Ortung nicht mehr möglich, sobald der Mitarbeiter Feierabend gebucht hat.
Einfache Datenverarbeitung über webbasierte Benutzeroberfläche
Sämtliche Daten werden von dem Handy an einen Server übermittelt, auf den das Unternehmen mit dem PC über das Internet zugreifen kann. Über die Browser-basierte Benutzeroberfläche ‚Cockpit‘ können die aktuellen Tätigkeiten, die Arbeitszeitkonten und der Standort des jeweiligen Mitarbeiters eingesehen werden. Die Arbeitszeiten werden den entsprechenden Projekten ebenfalls zugebucht. Was sich zunächst kompliziert anhört, ist in der Praxis selbst für Laien kein Problem. “Beim Cockpit wie bei der Nutzung der Handy-Applikation haben wir hohen Wert auf eine einfache und intuitive Bedienung gelegt. Das System kann ohne großen Schulungsaufwand vom ersten Tag an genutzt werden“, sagt Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH. Viele Schnittstellen, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, erlauben den Export der Daten in beliebige Programme für die Lohnbuchhaltung (z.B. Datev oder Excel), die Projektsteuerung, die Nachkalkulation und vieles mehr. “Der Aufwand für Lohnbuchhaltung und Projektmanagement kann so nachhaltig gesenkt werden“, sagt Wolff. Gleichzeitig kann die Zentrale die Mitarbeiter direkt kontaktieren. So lassen sich neue Aufträge und Einsatzorte ebenso wie SMS und E-Mails (E-Mail-fähiges Handy vorausgesetzt) auf das Firmenhandy übermitteln. “Der größte Vorteil von virtic ist der modulare Aufbau. Wir können das System an die Wünsche der Kunden anpassen und so sämtliche Bedürfnisse der Gebäudetechnikerbranche abdecken“, erklärt Wolff und fügt an: “Individuelle Einstellungen können wir innerhalb kürzester Zeit vornehmen.“ Neben der Arbeitszeiterfassung und Ortung besteht beispielsweise die Option, die Kilometerstände der Dienstfahrzeuge über virtic zu erfassen. Die Einführung einer Funktion zur Abrechnung von Spesen und Reisekosten ist für den Sommer vorgesehen.
Klassische Stundenzettel verursachen erhebliche Mehrkosten
Ein weiterer Vorteil von virtic sind die geringen Investitionen, die mit der Einführung des Systems verbunden sind. Die Mitarbeiter-Handys sind in der Regel bereits für einen Euro erhältlich, das Cockpit kann über die bestehende EDV genutzt werden. Hinzu kommen die geringen laufenden Kosten. Vor diesem Hintergrund ist die IT-Lösung laut Wolfgang Fuchs auch rein betriebswirtschaftlich zu empfehlen: “Bei der klassischen Zeiterfassung sind je Stundenzettel Abweichungen von mehr als 15 Minuten von der tatsächlichen Arbeitszeit nicht ungewöhnlich.“ Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitern fallen seinen Berechnungen nach im Jahr Mehrkosten von bis zu 20.000E an. Erhöht werden diese durch die aufwendige Weiterverarbeitung per Hand. Darüber hinaus stellt sich durch die verzögerte Rechnungsstellung ein beträchtlicher Zinsverlust ein. Michael hat dieses Problem nicht mehr: “Ich habe die Daten sofort vorliegen und kann im Bedarfsfall unverzüglich eine Rechnung stellen. Einer meiner Kunden wunderte sich kürzlich, dass er bereits einen Tag nach Beendigung des Projekts Post von mir bekam.“ Für den Unternehmer haben sich die Kosten für virtic bereits ab dem ersten Monat mehr als amortisiert: “Meine Mitarbeiter haben jetzt wesentlich mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Und unsere Buchhaltung kann nun in Echtzeit die Kosten für die erbrachten Leistungen zusammenstellen“, sagt Michael. Ein weiterer Vorteil des Systems wurde Michael jedoch erst nach Einführung der IT-Lösung bewusst: “Wir können heute wesentlich schneller die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte prüfen. Das gibt uns einen enormen Wettbewerbsvorteil beim Controlling aktueller Prozesse sowie einen erheblichen Zeitvorteil bei der Erstellung neuer Angebote.“ Die Gebäudetechnik ist aber nur ein Anwendungsgebiet der mobilen Stechuhr. Auch in anderen Handwerksbereichen, in Bauunternehmen und vielen Dienstleistungsb­ranchen kommt virtic zum Einsatz. “Virtic lohnt sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die Mitarbeiter im Außendienst haben“, sagt Wolff. Die enorme Nachfrage bestätigt das Konzept: Das vor drei Jahren gegründete Unternehmen zählt in Deutschland und Österreich mittlerweile über 250 Firmenkunden mit rund 4.000 Usern. Der kleinste Kunde ist ein 1-Mann-Betrieb, der größte ein Bauunternehmer in Süddeutschland mit 600 Mitarbeitern.

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