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Kaufmännische Branchensoftware in der Elektro-Praxis: Effizient und nützlich oder komplex und überflüssig?

Im Elektrohandwerk und in der Gebäudetechnik beschränkt sich der Einsatz von Software im Büro oft noch auf Standard-Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Das bindet Zeit und Aufwand in beträchtlichem Umfang. Vor allem in kleineren Betrieben dient so mancher Sonntag der Belegarbeit oder Kalkulation. Gleichzeitig ist in den letzten Jahren ein breiter Markt für kaufmännische Branchensoftware entstanden. Die Elektro Hetz GmbH setzt seit acht Jahren betriebliche EDV-Lösungen ein und hat zuvor mit Standardsoftware gearbeitet. Gebäudedigital sprach mit dem Geschäftsführer und der Büroleiterin.
GD: Herr Walter, Büroarbeit im Elektrofachbetrieb mit ‚handelsüblichen‘ Office-Lösungen – geht das heute überhaupt noch?
Harald Walter: Prinzipiell geht das noch. Es ging ja auch mit der Schreibmaschine, bevor es Computer gab. Die Frage ist, ob es betriebswirtschaftlich rentabel sein kann – gerade für kleine Betriebe.

GD: Sie haben selbst als Ein-Mann-Betrieb angefangen…
Harald Walter: Ja, das stimmt. Ich absolvierte im Jahr 2000 die Meisterprüfung und machte mich dann in Wonsees mit Installationen, Antennentechnik und einem Not-Heizungskundendienst selbstständig. Zwei Jahre lang habe ich alles allein gemacht – die Arbeiten beim Kunden genauso wie die kaufmännische Arbeit und Verwaltung im Büro. Dabei habe ich mich mit Open Office abgestrampelt. Als ich eine Bürokraft einstellen konnte, haben wir relativ kurz danach auch auf eine kaufmännische Handwerkersoftware umgestellt.

GD: War das eine langfristig tragfähige Lösung?
Harald Walter: Für uns und unsere spezifischen Anforderungen nicht. 2011 übernahm ich die Kulmbacher Elektro-Hetz GmbH mit 18 Mitarbeitern und betreibe seither meine ursprüngliche Firma in Wonsees als Filiale. Wir hatten den Eindruck, die eingesetzte Software konnte diesen ‚Wachstumsschub‘ nicht mitvollziehen, zumal sich unsere Tätigkeitsfelder deutlich erweiterten. Wir sind heute sehr breit aufgestellt.

GD: Auf welchen Gebieten sind Sie hauptsächlich tätig?
Harald Walter: Wir verkaufen weiße Ware im Ladengeschäft und machen den Werkskundendienst für Bosch, Siemens und Constructa. Mehr als die Hälfte unserer Kunden sind Privatleute, ungefähr ein Drittel Unternehmen und der Rest öffentliche Auftraggeber wie etwa Wohnungsgesellschaften. Wir sind Fachpartner von AGFEO, HomeWay und Sat Speed (DSL via SAT). Und seit fast 15 Jahren montieren wir Photovoltaik-Anlagen. Aber auch für modernste Gebäudesystemtechnik ist mein Betrieb der richtige Ansprechpartner. Beispielsweise programmieren wir KNX-Systeme in Verbindung mit Rauchmeldern und Alarmanlagen.

GD: Frau Walter, Sie leiten im Unternehmen Ihres Mannes das Büro und verantworten somit auch die EDV. Haben Sie die Auswahl der neuen Branchensoftware für Ihren Betrieb mitbestimmt?
Brigitte Walter: Das will ich doch hoffen. Unsere Entscheidung trafen wir gemeinsam auf einer Sonepar-Veranstaltung im Jahr 2011. Dort wurden vier kaufmännische EDV-Lösungen für Elektrofachbetriebe präsentiert. Auf unserem ‚Wunschzettel‘ standen Anforderungen wie Preisvergleich, Nachkalkulation oder Controlling. Und ganz oben die OCI-Schnittstelle zu Sonepar.

GD: Wofür entschieden Sie sich?
Brigitte Walter: Für Taifun Handwerk. Das Handling mit der OCI-Schnittstelle war da am einfachsten. Ich oder ein anderer Mitarbeiter kann Artikelinformationen, Produktfotos, Skizzen und vieles mehr im Web-Shop des Großhändlers direkt aus der Position oder dem Artikelstamm in Taifun Handwerk laden. Wir fanden aber nicht nur die Software gut, sondern auch den Fachhändler, die Müller Software & Service GmbH aus Großbardorf.

GD: Wie lief die Datenmigration vom Vorgängerprogramm?
Harald Walter: Problemlos. Wir bekamen aber auch gute Unterstützung von der Firma Müller und auch von Taifun selbst. Bei der Einarbeitung der Mitarbeiter ins neue System gab es hier und da ein paar ungewohnte Funktionen, aber Taifun half mit Hinweisen und Tipps.

GD: Meinen Sie damit den zentralen Support des Softwareherstellers?
Harald Walter: Ja, klar. Einsteiger im Bereich betrieblicher Software sind gut beraten, großen Wert auf die Qualität des Supports zu legen. Denn irgendwann wird ihn jeder mal in Anspruch nehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Fehler beim Anwender liegt oder ob es hier und da noch verbesserungswürdige Programmfunktionen gibt.

GD: Ihre Erfahrungen speziell mit dem Taifun-Support?
Harald Walter: Sehr zufrieden – egal ob beim Erklären von Vorgängen, bei Bedienhinweisen oder anderen Problemen.

GD: Und das Programm? Gibt es etwas, das man als charakteristisch bezeichnen könnte?
Harald Walter: Ich glaube, Taifun ist dafür bekannt, dass die Software so genügsam und gleichzeitig leistungsfähig ist. Die Stammdatenverwaltung von Taifun Handwerk ist flexibel und selbst bei der Bearbeitung großer Datenmengen schnell, vor allem in der Pervasive.SQL-Version.

GD: Das Entscheidende dürfte ja die Belegbearbeitung sein: Angebote, Aufträge, Rechnungen – und alles, was damit zusammenhängt.
Brigitte Walter: Aus einem Angebot lässt sich per Klick ein Auftrag und aus diesem wiederum die Rechnung erstellen. GAEB-Belege können im- und exportiert werden. Abschlagsrechnungen können nach verschiedenen Kriterien erstellt, in der Schlussrechnung einzeln aufgeführt und automatisch verrechnet werden. Auch Begleit- und Nachkalkulationen sind problemlos machbar. Wünschen würde ich mir, dass man bei gebuchten Rechnungen schnell noch mal die Kalkulation sehen könnte.

GD: Benötigen Sie nicht auch spezielle Elektro-Features, Herr Walter?
Harald Walter: Ja sicher. Das fand ich übrigens an der Vorgängersoftware nicht so gelungen. Taifun Handwerk verarbeitet für das Elektrohandwerk beispielsweise die Kupfernotizen und speichert die Tagesnotizen je Vorgang. Die Kupferzuschläge werden zu jeder Position oder als Summe ausgegeben. Neben Kupfer werden auch die Zuschläge für Aluminium, Gold, Silber und Blei verarbeitet. Und dann die Schnittstellen: Sie können Artikelkataloge im Datanorm-Format direkt aus der Software importieren – erstaunlich schnell übrigens. Sehr nützlich für uns ist die Anbindung an Web-Shops vieler Großhändler. Damit sparen wir extrem Zeit. Angebote, Aufträge und Bestellungen können wir viel schneller erstellen, weil wir Artikel aus dem Warenkorb des Großhändlers gleich in den Beleg einbauen können. Datanorm Online ist sehr einfach und schnell. Der Import von Artikeldaten ist für uns vor allem dort sehr hilfreich, wo es auf Bilder ankommt. Ich glaube, diese Funktionen könnte man auch zu den charakteristischen Stärken dieser Software zählen, vielleicht neben den Kommunikationsfunktionen: Über eine TAPI-Schnittstelle können Sie aus dem Programm heraus telefonieren, SMS oder Faxe senden; E-Mails sowieso. Eingeloggte Taifun-Nutzer können über ein Nachrichtensystem miteinander chatten. Wir nutzen das. Wenn alle im selben Büro säßen, wäre das überflüssig. Aber bei uns sitzen die Mitarbeiter in drei verschiedenen Räumen sowie in Kulmbach und in der Filiale Wonsees.

GD: Gibt es optionale Zusatzmodule, Erweiterungen oder dergleichen?
Harald Walter: Mehr als 20. Wir haben z.B. den Terminplaner im Einsatz. Sehr gelungen. Noch schöner wäre es aber, wenn auch Termine ohne Uhrzeit darin stehen könnten. Auch eine zur tabellarischen Darstellung alternative Visualisierung wäre ein Pluspunkt.

GD: Zurück zum Ausgangspunkt unseres Gesprächs: Lohnte sich die Anschaffung? Ist die Software rentabel?
Harald Walter: Ich würde sagen: Sie ist unverzichtbar. Wenn wir zu Standard-Office-Programmen zurückkehren müssten, bräuchten wir zwei Bürokräfte mehr und würden dennoch viel mehr Zeit verbrauchen. Außerdem würden wir an Qualität einbüßen.
Brigitte Walter: Aber apropos Effizienz und Qualität: Bei uns läuft auch Taifun openDocument, ein barcodegestütztes, papierloses Dokumentenmanagementsystem. Es arbeitet praktisch Hand in Hand mit der Branchensoftware. Per Mausklick kann meine Kollegin Aufträge, Rechnungen und alle sonstigen Dokumente projekt- und kundenbezogen auf den Bildschirm holen. Wir können Abläufe automatisieren, Workflows abbilden und rechtssicher archivieren. Wir nutzen das Programm aber auch gern zum Hinterlegen von Plänen oder zum Digitalisieren von Arbeitszetteln.

Vielen Dank für das Gespräch.

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