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Elektrohandwerkssoftware
ermöglicht Planung mit Zukunftssicherheit

Früher war die technische Ausstattung eines Hauses wenig komplex – Wasser, einige Lampen und Steckdosen, eine Telefondose, eventuell Gas. Heute muss der Elektrofachbetrieb schon in Einfamilienhäusern eine Vielzahl von aufwändigen Systemen einbauen – von der Antennenanlage über Telefondosen in jedem Raum, Netzwerk, ISDN bis hin zu Bussystemen für die Hausautomation. Mit V6elektro stellt Dicom Software eine modulare Komplettlösung vor, die von der Anfrage bis zur Nachkalkulation sämtliche Daten verwaltet und jederzeit einen Überblick ermöglicht, welches Projekt wie weit ist.
Autor: Dipl.-Ing. Ralf Steck, freier Fachjournalist l Bilder: Dicom
Im Jahr 1989 gründete Jürgen Dischinger in Ehrenkirch bei Freiburg die Dicom Dischinger Computer GmbH. Das Unternehmen beschäftigte sich von Anfang an mit der Programmierung einer kaufmännischen Software für Handwerk und Handel. Heute arbeiten 21 Mitarbeiter im Haus. Etwa 1.500 direkt von Dicom betreute Kunden setzen das System ein. Die Dicom-Anwender finden sich im gesamten Baugewerbe, davon etwa 220 Unternehmen im Bereich Elektro. Der Vertriebsschwerpunkt liegt in süddeutschen Raum und noch etwas weiter nach Norden. Dicom lief ursprünglich unter DOS; 1998 wurde die Windows-Version veröffentlicht. Das Ziel der Entwicklung war ein Paket, das alle Arbeitsschritte im Handwerk und Handel abdeckt; dabei war das Elektrohandwerk der Ausgangspunkt, das System deckt jedoch inzwischen Funktionalitäten sämtlicher Gewerke ab. Die Flexibilität des Programms und das Vertrauen, das Dicom in seine Software setzt zeigt sich auch darin, dass das Unternehmen für seine tägliche Arbeit das eigene Produkt nutzt. Ein wichtiger Grundsatz bei der Entwicklung war die Nutzung vorgegebener Standards, wo immer dies möglich ist. So wurde zur Programmierung Microsoft Visual C++ eingesetzt und das Programm durch Nutzung einer Standardschnittstelle unabhängig in der Wahl der Datenbank, in der sämtliche Informationen gespeichert werden. Ein wichtiges Element ist das bekannte Report- und Etikettenprogramm List & Label. Der Endanwender hat im normalen Arbeitsablauf nichts mit List & Label zu tun, dann wird das Programm lediglich als Werkzeug zur Druckaufbereitung genutzt. Gerade List & Label macht es jedoch auch möglich, für Rechnungen, Etiketten und andere Ausdrucke die Vorlagen so zu verändern, dass sie das eigene Logo enthalten oder komplett neue, dem eigenen Design entsprechende Vorlagen zu erstellen.

Modularer Aufbau für individuelle Anpassung

Die Modulstruktur ist praxisgerecht und ermöglicht es, genau den benötigten Funktionsumfang anzuschaffen. Dabei bedient Dicom sowohl den reinen Handwerksbetrieb als auch den Handel und natürlich die Kombination beider Unternehmensbereiche. Während der Handwerksbetrieb vor allem die Auftragsbearbeitung und den Projektmanager benötigt, kauft der Händler die Module Warenwirtschaft, Inventur – inklusive Unterstützung von mobilen Erfassungsgeräten – und Kasse. Die Finanzbuchhaltung interessiert wiederum beide Bereiche. Nach dem Ende der Installation findet sich im Startmenü ein Ordner mit einer ganzen Reihe von Einzelicons. Dicom besteht aus einer Reihe von Einzelprogrammen, die jeweils für eine bestimmte Aufgabe bestimmt sind – Auftragsverwaltung, Stammdaten, Finanzbuchhaltung usw. Dabei handelt es sich jedoch nicht um unabhängige Module, sondern sämtliche Einzelprogramme haben dieselbe Bedienlogik und greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Die Aufteilung macht es lediglich einfacher, in einer Installation mit mehreren Rechnern nur die jeweils benötigten Programmteile zur Verfügung zu stellen. So lässt sich beispielsweise ein dedizierter Buchhaltungsrechner aufbauen. Alle Dicom-Module fragen beim Start Benutzernamen und ein Passwort ab. Im Administrationsmodul lassen sich die Rechte jedes einzelnen Benutzers sehr fein einstellen; es ist beispielsweise möglich, einem Anwender zu erlauben, auf die Mitarbeiterdaten zuzugreifen – etwa zur Arbeitsplanung – ohne dass dieser Mitarbeiter Zugriff auf die im selben Datensatz gespeicherten Lohndaten der einzelnen Mitarbeiter erhält. Wer was sehen, ändern und eingeben darf, kann so exakt an die Anforderungen angepasst werden – in vernetzten oder datenbankbasierenden Umgebungen eine Notwendigkeit.

Für große und kleine Projekte geeignet

Am Beginn eines neuen Projekts steht üblicherweise die mühsame Zusammenstellung der Materialien und Leistungen. Bei größeren Projekten wird der Architekt ein Leistungsverzeichnis erstellen und im GAEB-Format zur Verfügung stellen. Diese GAEB-Datei wird einfach eingelesen, die Positionen kalkuliert und als Angebot zurückgesandt. Dicom trennt beim Export die Kalkulationsdaten, die während der Arbeit im Programm entstanden sind, ab und schreibt eine „saubere“ GAEB-Datei – schließlich will man seine internen Kalkulationsparameter nicht dem potentiellen Auftraggeber offenlegen. Die Kalkulationsdaten werden im Programm so den GAEB-Daten hinterlegt, dass die Originaldaten nicht verändert werden. Rechnet man also beispielsweise mit kürzeren Zeiten oder anderen Materialien als im Leistungsverzeichnis angenommen, ist dies „nach außen“ nicht sichtbar. Bei kleineren Projekten steht kein Leistungsverzeichnis zur Verfügung, sondern der Leistungsumfang muss selbst angelegt werden. Hier stellt Dicom verschiedene Vorlagen zur Verfügung; damit diese realitätsnah aufgebaut sind, unterhält Dicom eigens einen Expertenkreis, der die enthaltenen Positionen regelmäßig prüft und aktualisiert. Die Vorlage „Einfamilienhaus“ beinhaltet fast 500 Einzelpositionen, aus denen der Anwender die tatsächlich benötigten auswählt und in sein Projekt kopiert. Dass dies überhaupt möglich ist, ist der hierarchischen Struktur der Projekte in Dicom zu verdanken: Ein Projekt ist untergliedert in Titel, Positionen und Unterpositionen – genau diese baumartige Struktur wird übrigens auch auf dem Bildschirm dargestellt, so dass man sich schnell orientieren und beispielsweise ganze „Hauptgruppen“ inklusive der Einzelpositionen kopieren kann. Neben dem kompletten Einfamilienhaus bietet Dicom Vorlagen für Antennen- und Satellitenfernseh- sowie für Fotovoltaikanlagen. Die Leistungen und Materialien lassen sich übrigens ebenfalls einlesen. Die wichtigsten Datenformate für das Elektrohandwerk sind ZVEH für die Leistungsverzeichnisse des Zentralverbands Elektrohandwerk sowie Datanorm und Eldanorm. Auch Kataloge von Herstellern und Großhändlern lassen sich einlesen, so stehen bei der Angebotserstellung „echte“ Materialien mit den tatsächlichen Preisen zur Verfügung.

Von der Auftragsbestätigung zur Rechnung

Aus dem Angebot wird per Knopfdruck eine Auftragsbestätigung, ein Aufmaßplan und schließlich eine Rechnung. Die integrierte Datenbasis, die von allen Modulen genutzt wird, stellt sicher, dass Daten immer nur einmal eingegeben werden müssen und überall genutzt werden können, wo sie benötigt werden. Ganz wichtig ist dies in der Nachkalkulation, denn dort werden Sollwerte aus dem Angebot, Ist-Werte aus Arbeitszetteln, Warenverbrauch usw. sowie Daten aus der Finanzbuchhaltung miteinander in Verbindung gebracht und verglichen. Um auch hier realistische Werte zu erhalten, sind Angebotspositionen, Nachtragspositionen und Tagelohnarbeiten bis zum Schluss voneinander unterscheidbar, damit der Anwender auch nachträglich feststellen kann, wie der ursprüngliche Auftragsumfang war und welche Arbeiten im Lauf der Arbeiten hinzugekommen sind. Gerade bei solchen im Lauf des Projekts vereinbarten Arbeiten ist es wichtig, jederzeit nachweisen zu können, wie diese zustande kamen. Dicom pflegt deshalb neben den vorgenannten Dicom-internen Dokumenten wie Angebot oder Rechnung eine Historie, in der beliebige Dokumente und Notizen hinterlegt werden können. Bilder von der Digitalkamera, Faxe, Word-Briefe oder einfache Telefonnotizen – alles wird mit Zeit, Datum und Ersteller gespeichert; so ist jederzeit die gesamte Kommunikation mit dem Kunden abrufbar.

Jederzeit erkennbarer Projektstatus

Wenn man 17 Jahre an einem Softwarepaket entwickelt, ist man wohl irgendwann so weit, dass man die notwendigen Funktionen perfektioniert hat und sich um die Dinge kümmern kann, die einfach nur nützlich sind und im Endeffekt den Unternehmenserfolg bringen. Dischinger Computer hat seine Software Dicom so weit gebracht und stellt Funktionen vor, die es ermöglichen, Projekte, Materialien, Kalkulationen und anderes im Zusammenhang zu sehen und so das berühmte „komplette Bild“ zu erhalten. Firmenchef Jürgen Dischinger erläutert: „Wir bringen jetzt die zeitlichen Zusammenhänge ins Programm hinein, das ist am Markt einzigartig.“ In der im Frühjahr 2007 auf den Markt kommenden Version, die derzeit im Betastadium getestet wird, ist das neue Modul „Projektmanager“ enthalten, das den Daten der Projektbearbeitung die zeitliche Komponente hinzufügt. So kann man Bestellungen zeitlich im Voraus planen und erst dann automatisch auslösen, wenn das Projekt den entsprechenden Status erreicht hat. Wiedervorlagen und Termine lassen sich automatisch in PIM (Personal Information Management)-Systeme wie Outlook, Lotus Notes, Exchange und Tobit übertragen und stehen so im ganz normalen Kalender zur Verfügung. Der Projektstatus ist in der Eingangsseite des Moduls über Ampelsymbole auf einen Blick erkennbar: Grün heißt, dass alles wie geplant läuft, Gelb bedeutet Probleme und Rot, dass das Problem so gravierend ist, dass das Projekt stockt. So erhält man jederzeit einen Überblick, wo eingegriffen werden muss, wo etwa Material fehlt oder andere Probleme vorliegen. Dies bedeutet für den Firmenleiter nicht nur, dass er genauer Bescheid weiß, wo was wie läuft, sondern dass er weniger Stress hat: Wenn er schon frühzeitig informiert wird, dass beispielsweise ein Material nicht geliefert wurde, kann er frühzeitig reagieren, statt überrascht zu werden und entsprechend hektisch versuchen zu müssen, zu retten, was zu retten ist. Natürlich bietet die Software noch mehr – Wartungsvertrag-Verwaltung mit der Möglichkeit, die Messwerte der gewarteten Anlagen über die Jahre zu verfolgen, Lagerverwaltung mit Unterstützung mobiler Datenerfassungsgeräte, Kasse mit vielfältigen Möglichkeiten und einfacher Bedienung per Touchscreen und eine zertifizierte Buchhaltung – je nach Bedarf lässt sich die Software ausbauen und anpassen.

Software bietet Überblick

Dicom bietet den Überblick – das ist die Kernbotschaft der Software, die auch in der Bedienungsoberfläche sichtbar wird. Die ist übersichtlich und einfach zu verstehen, so dass man mit wenig Schulung schnell produktiv wird. Die Möglichkeiten zum Datenimport und -export ermöglichen die Übernahme von Daten und zeitgemäße Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Die ausgefeilte Nachkalkulation ermöglicht die Beurteilung der Rentabilität abgeschlossener Aufträge und die Analyse der Abweichungen zur Grundkalkulation, was wiederum die Grundlage für zukünftige, optimalere Kalkulationen bildet. Statt Daten mehrmals „anzufassen“, beispielsweise Zahlungen zuerst im Bankprogramm zu tätigen, dann dem Steuerberater zu melden und schließlich in die Nachkalkulation neu einzugeben, werden einmal eingegebene Daten überall dort weiterverwendet, wo es sinnvoll ist. Das sind dann die berühmten Synergieeffekte, sie sonst nur von Großunternehmen zur Rechtfertigung von Firmenkäufen ins Feld geführt werden – hier kommen sie dem Handwerk zugute.

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