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Digitales Archiv – Der integrierte Dokumenten-Tresor

Reaktionsschnelligkeit ist entscheidend für den Erfolg eines Betriebs. Doch die Zahl der Informationen und Dokumente je Projekt steigt permanent, der Überblick kann schnell verloren gehen. Ein digitales Archiv kann dabei helfen, Papierbelege und elektronische Informationen schnell zugänglich zu haben – und jederzeit rasch reagieren zu können. Außerdem spart ein kleineres Papierarchiv viel Platz und Geld.
Digitale Archive mit Dokumentenmanagement-System sind sozusagen der virtuelle Tresor für alle Dokumente. Hier werden alle prozessbezogenen Daten gespeichert. Ist ein solches Dokumentenmanagement-System bereits integrierter Bestandteil der Branchensoftware, kann vieles schon beim Erzeugen der Daten automatisch in das digitale Archiv abgelegt werden. Kalkulationen, Fakturierungsdokumente und vieles mehr werden dann automatisiert von der Software dem jeweiligen Projekt zugeordnet und archiviert. Auch E-Mails, Zeichnungen, Bilder von der Baustelle, Stundenzettel, Korrespondenz oder Quittungen werden im Idealfall einfach per Scanner erfasst und per ‚Drag’n’Drop‘ dem jeweiligen Projekt zugeordnet. So sind auch diese Daten zeitnah beim Kundenauftrag auffindbar. Aber auch alle nicht projektbezogenen Dateien werden im digitalen Archiv abgelegt und sicher gespeichert. Dazu kann man eine eigene Ordnerstruktur anlegen und die Dokumente mit Stichworten und Kriterien versehen. So kann man sie später leicht im entsprechenden Ordner oder per Volltextsuche wiederfinden. Eine Software, die dieses komplexe Dokumentenmanagement beherrscht, ist Powerbird von Hausmann Wynen. Bei Dokumenten, die bereits aus Powerbird heraus erzeugt werden, z.B. Stundenzettel oder Materialscheine, beschleunigt ein aufgedruckter Barcode den Prozess noch zusätzlich: Wird ein solches Dokument später wieder eingescannt, ordnet die Software es automatisch dem richtigen Projekt zu. Die höchste Ausbaustufe des Dokumentenmanagements bei Powerbird ist ein sogenanntes ‚zertifiziertes digitales Archiv‘. Es ist manipulations- und revisionssicher und erfüllt strenge Auflagen, was Datensicherheit und Verschlüsselung angeht. Ein vereidigter Wirtschaftsprüfer hat das Dokumentenmanagement geprüft und testiert.

Höhere Sicherheit, besserer Service

Der hohe Automatisierungsgrad des Dokumentenmanagements macht alle Abläufe nicht nur einfacher, sondern auch sicherer. Nichts geht mehr verloren, weil es in einem Aktenberg untergeht oder versehentlich falsch abgelegt wird. Auch, dass nichts mehr abgetippt werden muss, hilft Fehler zu vermeiden. Beim Einkauf über die integrierte B2B-Schnittstelle werden sogar elektronische Rechnungen und Lieferscheine im digitalen Archiv direkt beim richtigen Projekt abgelegt. So können Kosten eines Auftrages nicht mehr in Vergessenheit geraten oder falschen Aufträgen zugeordnet werden. Dass alles innerhalb einer einzigen Software abläuft bedeutet auch: Keine Übertragungsfehler, keine Doppelerfassung von Daten und volle Transparenz über das Geschäft für den Inhaber. Gleichzeitig macht dieses Verfahren die Daten jederzeit auf Knopfdruck an allen angeschlossenen Arbeitsplätzen verfügbar. Ist der Kollege auf der Baustelle oder im Urlaub, muss man nicht auf seinem Schreibtisch oder Ordnern auf seinem PC suchen. Alle Daten und Dokumente liegen dann gut strukturiert im digitalen Archiv und sind schnell auffindbar. In der Praxis ist das besonders servicefreundlich bei Gesprächen mit Kunden. Reklamiert ein Kunde beispielsweise eine seiner Meinung nach zu hohe Stundenzahl auf seiner Rechnung, hat man den vorher im digitalen Archiv abgelegten und dazu gehörenden Stundenzettel in Sekunden auf dem Bildschirm. Noch während des Gesprächs lässt sich klären, ob die Stundenzahl stimmt und von wem der Beleg unterschrieben wurde. Dabei ist das nur eine von vielen typischen Situationen, die von einem digitalen Archiv deutlich profitieren. Außerdem sparen Betriebe Platz, Zeit und damit Geld, wenn sie ihr Papier-Beleg-Archiv klein halten können. Schließlich kann man mit einem zertifizierten digitalen Archiv auf die Ablage von Rechnungen in Ordnern verzichten.

Mehr Wissen, mehr Erfolg

Die Effizienz der Prozesse im Betrieb lässt sich durch die Einführung eines solchen Dokumentenmanagements deutlich erhöhen. Noch Jahre später hat man die betreffenden Dokumente auf Knopfdruck parat, ohne im Keller Ordner zu durchsuchen. Die Daten stehen jedem dazu berechtigten Nutzer im Betrieb jederzeit zur Verfügung, was Abläufe einfacher macht. Und wer weniger Zeit für Ablagetätigkeiten braucht, hat mehr Zeit für die Dinge, die den Betrieb wirklich erfolgreicher machen.

Alles im Blick, alles im Griff

Idealerweise ist ein solches digitales Archiv fest integrierter Teil einer Gesamtlösung für Betriebe, wie z.B. bei der Branchensoftware Powerbird von Hausmann Wynen. Die Software unterstützt und vereinfacht alle Prozesse im Betrieb, nicht nur die Ablage. Die Software enthält Funktionen für die Kalkulation von Aufträgen, das komplette Rechnungswesen und die Finanzbuchhaltung. Auch Mitarbeiterverwaltung, Materialwirtschaft, Werkzeugverwaltung und Großhandelsanbindung gehören zum Umfang der Software, die in der Elektro- und Haustechnik schon mehrere Jahrzehnte Erfahrung hat.

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