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Die klassische Telefonie kann einpacken – Hersteller von Verpackungsmaschinen stellt auf IP-basierte Technik um

Weil vieles eine Frage der Verpackung ist, geht es der R. Weiss Maschinenbau GmbH recht gut. Das Unternehmen stellt Endverpackungsmaschinen für die Bereiche Pharmazie, Chemie und Kosmetik, Nahrungs- und Genussmittel sowie für technische Artikel her und hat in den vergangenen Monaten mehrere neue Mitarbeiter eingestellt. Damit diese nicht ohne Telefon arbeiten müssen, war eine neue Telefonanlage dringend von Nöten. Zudem ging es auch darum, einen Firmenneubau an das Telefonnetz anzubinden.
Zuerst hat sich das Team von Manfred Sadler, Systemadministrator und Projektmanager im Geschäftsbereich Verpackungstechnik bei R. Weiss, von den etablierten Anbietern klassischer Telefonanlagen Angebote eingeholt und umfangreiche Vergleiche angestellt. Auf Umwegen hörte das Würzburger Systemhaus ems Computersysteme GmbH von der Suche und präsentierte eine Alternative: SwyxWare – eine rein auf IP-Technologie basierende Softwarelösung. Die klassischen Telefonanlagen waren in der Anschaffung nicht teurer als die Swyx-Lösung. Gleichstand für beide Systeme: die alte, hardwarebasierte Variante, und die moderne, IP-basierte neue Technologie. Den Sieg brachten die Features: Die hohe Flexibilität der Swyx-Anlage ist mit den herkömmlichen Anlagen nicht zu erreichen. Selbst bei den angebotenen Hybrid-Anlagen handelte es sich im Wesentlichen nur um IP-Karten, die eine fest verdrahtete Anlage beschränkt erweiterten. Die Lösung des Dortmunder Anbieters bietet komplexe und dennoch einfach zu programmierende Anrufweiterleitungen nach frei definierbaren Regeln, Voicemailboxen für alle Anschlüsse und viele weitere Funktionen. Besonders die einfache Handhabung der Regelerstellung überzeugte die Mitarbeiter von R. Weiss. Die Durchwahlnummer eines Mitarbeiters zu ändern oder in ein anderes Büro zu legen ist eine einfache Aufgabenstellung. Mit einer ISDN-Anlage ist das jedoch nicht in einer Minute erledigt. In vielen Fällen braucht man Hilfe vom Support des Herstellers – gegen Geld, versteht sich. Bei der Swyx-Lösung dagegen reicht eine Änderung der Rufnummer auf dem Server und die Erreichbarkeit ist garantiert. Auch Mitarbeiter, die häufig ihren Arbeitsplatz wechseln, ist die Erreichbarkeit kein Problem: die Auszubildenden von R. Weiss durchlaufen im Rahmen ihres Trainings mehrere Abteilungen und sind immer unter ihrer persönlichen Rufnummer erreichbar – eben immer dort, wo sie sich mit ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Test beseitigt Zweifel

Angesichts der zahlreichen Möglichkeiten der IP-basierten Telefonie stellten sich die Verantwortlichen bei R. Weiss die grundsätzliche Frage, ob sie den Neubau überhaupt mit der klassischen Telefoninfrastruktur ausrüsten sollten. Das Unternehmen erwog, das Geld für Leitungen und Dosen zu sparen, war aber skeptisch gegenüber einer solch radikalen Entscheidung. Um das Risiko abschätzen zu können, testete man die Swyx-Lösung in einem kleinen Kreis: Das Systemhaus ems stellte dem Unternehmen kostenlos einen kleinen Server und einige Telefone zur Verfügung, sodass ein Test auf Herz und Nieren von Software und Endgeräten möglich war. Das System bestand die Prüfung mit Bravour und R. Weiss entschied sich zum Kauf. Um die Funktionen von SwyxWare mit klassischer Hardware zu erzielen, hätte das Unternehmen sehr viel mehr Geld investieren und teure Wartungsverträge abschließen müsssen.

Sukzessive Implementierung

Bei der Implementierung ging R. Weiss einen ungewöhnlichen Weg. In einer ersten Phase hatten die Mitarbeiter zwei Telefone auf ihrem Schreibtisch stehen: Die Swyx-Anlage verrichtete ihren Dienst parallel zum klassischen System. Die Mitarbeiter konnten damit zwar vorerst nur intern telefonieren, sich aber mit der Swyx-Software vertraut machen. Dann wurden die NTBAs (Network Termination for ISDN Basic Access) an die neue digitale Kommunikationslösung aufgeschaltet und somit waren auch externe Gespräche möglich. Zwei Wochen lang wurden die alten Telefone noch sicherheitshalber an den Arbeitsplätzen belassen. Als sich herausstellte, dass das neue System zuverlässig arbeitet, wurden dann die alten Telefone eingesammelt. R. Weiss beschloss, komplett und in allen Firmen-Gebäuden auf die neue Technologie umzusteigen.

Verschiedene Möglichkeiten

Was die Telefone betrifft, hat der Swyx-Nutzer grundsätzlich die Wahl zwischen verschiedenen Varianten: Wer auf ein Tischtelefon nicht verzichten möchte, hat bei den SwyxPhones die Wahl zwischen mehreren Modellen mit Hörer, Tastatur und wahlweise einem Display. Da die klassische Variante in den Köpfen manchmal sehr verwurzelt ist, wollte man den Mitarbeitern Zeit für die Umgewöhnung geben. Neben Tischtelefonen setzt das Unternehmen nämlich auch Headsets und Geräte wie das Handset P250 ein, das über die USB-Schnittstelle mit dem PC verbunden wird und das keine Tastatur besitzt. Bei dieser Variante erfolgt die Wahl des Teilnehmers am Rechner. Für alte Geräte wie Faxgeräte und Tür-Gegensprechanlagen integrierte das Team von Manfred Sadler mehrere IP-Analogwandler. Die Features wollen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mittlerweile nicht mehr missen. Besonders die Kollegen der Zentrale waren anfangs sehr skeptisch, nun aber sind sie begeistert und können sich kaum noch vorstellen, ihre Arbeit ohne die zahlreichen neuen und praktischen Funktionen zu bewerkstelligen. Dabei haben laut Unternehmen viele die Möglichkeiten der Kommunikationslösung noch gar nicht komplett ausgelotet.

Lohnende Entscheidung

Außerdem lässt sich die Software problemlos in andere Business-Anwendungen wie ERP (Enterprise-Resource-Planning) – und CRM (Customer Relationship Management) -Systeme und Office-Pakete integrieren. So profitieren die Vertriebs- und Projektmanagement-Mitarbeiter vom Zusammenspiel mit Microsoft Outlook: Bei einem Anruf erscheinen jetzt auch die Kontaktdaten des Gesprächspartners und weitere wichtige Informationen. Dadurch verbessert sich der Kundenservice enorm, denn umständliche Rückfragen entfallen. Der radikale Bruch mit der klassischen Telefon-Infrastruktur beim Neubau und der Einsatz einer auf IP-Technologie basierenden Kommunikationslösung hat sich laut Sadler gelohnt. Das Unternehmen bereut seinen Entschluss nicht. Die klassische Telefonie nähert sich laut Manfred Sadler ihrem Ende und das Unternehmen hat den richtigen Schritt in die Zukunft getan. Die Trennung zwischen Telefon und Computer sei endlich aufgehoben.

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