Das papierlose Büro – Traum oder Zukunft?

Im privaten Bereich ist der papierlose Umgang heutzutage nicht mehr wegzudenken. Aber was ist mit dem Traum von einem ‚papierlosen Büro‘ im Geschäftsalltag? Kann das überhaupt sinnvoll realisiert werden? Oder bleibt es nur eine Zukunftsvision?
Sie kennen es sicher selbst. Das Verschicken von E-Mails hat das gute alte ‚Briefe schreiben‘ im Privatbereich fast vollständig verdrängt. Und schreibt man keine E-Mail, werden meistens andere digitale Kommunikationskanäle wie z.B. Facebook, Twitter oder WhatsApp genutzt, um sich mitzuteilen oder mit anderen auszutauschen. Selbst bei der Kommunikation mit Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen ist diese Entwicklung zu beobachten. Formulare können runtergeladen, am PC ausgefüllt und online übertragen werden. So ist es heutzutage zum Beispiel schon für viele selbstverständlich, seine Steuererklärung direkt am Computer zu machen und der Steuerverwaltung elektronisch zu übermitteln. Aber auch in vielen anderen Bereichen des Privatlebens hat die Digitalisierung schon seit langer Zeit Einzug gehalten: So werden Kontoauszüge heutzutage meistens online abgerufen und Überweisungen mittels Online-Banking direkt elektronisch an die Bank übertragen. Bücher im Papierformat werden immer häufiger von E-Books verdrängt. Mittlerweile bieten selbst Fluggesellschaften E-Tickets und elektronische Boardingpässe an und auch die Bahn hat schon länger auf elektronische Bahntickets umgestellt – als Handytickets, per App oder über andere Dienstportale, bei dem das Telefon selbst zur Fahrkarte wird. Und auch das ’shoppen gehen‘ wurde in vielen Fällen bereits abgelöst durch das bequeme und zeitunabhängige Aussuchen und Bestellen via Internet. Wenn also der Privatbereich schon zu großen Teilen papierlos gestaltet werden kann, wie sieht es dann im Geschäftsalltag aus?

Die richtige Software für ein ‚papierloses Büro‘

Mit der geeigneten Software lässt sich auch im Geschäftsalltag mit nur wenigen Schritten ein weitestgehend papierloses Büro professionell realisieren. Powerbird – die Branchen-Software für Elektro- und Haustechnikbetriebe – bietet Handwerksbetrieben dieser Branchen mit seinen durchdachten Funktionen und mobilen Apps die besten Voraussetzungen dafür. Powerbird ist als modulare Software-Komplettlösung konzipiert und bietet von Angebot bis Rechnung, von Kalkulation, GAEB und Materialeinkauf bis hin zu Projektverwaltung und Einsatzplanung, das optimale Werkzeug zur erfolgreichen Unternehmensführung. Neben den mobilen Lösungen sind auch verschiedene Bestellsysteme der Elektrogroßhandlungen angebunden. Durch die enge Verzahnung aller Prozesse, unterstützt die Software Sie in allen Bereichen des Arbeitsalltags effizient und transparent. Papiergebundene Arbeitsvorgänge entfallen dadurch weitestgehend.

Papierarchiv contra digitale Archivierung

Tatsache ist, dass uns heutzutage die meisten Dokumente und Informationen im Geschäftsalltag per E-Mail zugehen, häufig mit umfangreichen Anhängen. Auch wenn diese Unterlagen bereits in digitaler Form vorliegen, werden sie in vielen Betrieben für die weitere Bearbeitung und spätere Aufbewahrung erst einmal vollständig ausgedruckt und anschließend im Papierarchiv gelagert. Zusammen mit den Schriftstücken, Bildern oder Bauzeichnungen, die zusätzlich noch per Post zugesandt oder von Außendienstmitarbeitern von der Baustelle oder dem Kunden mitgebracht werden, nimmt das ‚Papierchaos‘ seinen Lauf. Die Branchen-Software Powerbird ermöglicht eine einfache und rechtskonforme Archivierung sämtlicher Unterlagen in digitaler Form. Viele Dokumente werden dabei bereits aus der Kalkulation oder Fakturierung heraus, direkt kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert und elektronisch archiviert. Ob die Übernahme von Mails aus Outlook oder das Erfassen eingescannter Schriftstücke, Stundenzettel oder Bilder – alles kann per drag & drop leicht zugeordnet und archiviert werden. Dadurch werden Papierberge vermieden, Prozesse beschleunigt und ein schneller und dezentraler Zugriff auf alle Informationen gesichert. Aber das ‚papierlose Büro‘ geht über das reine Archivieren von Unterlagen in digitaler Form weit hinaus.

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