Büro 4.0

Büro geht heute anders

Wie erfolgreich ein Unternehmen im Elektrohandwerk ist, hängt von vielen Faktoren ab. Heutzutage gibt es zahlreiche Möglichkeiten die Betriebsabläufe zu optimieren, um zeit- und kosteneffizienter zu werden. Folgender Beitrag gibt Führungspersonal in Elektrofachbetrieben Auskunft darüber, welche Maßnahmen dazu beitragen, ein gutes Betriebsergebnis zu erzielen.
Zum Jahreswechsel nehmen sich viele Betriebe im Elektrohandwerk vor, die noch offenen Altlasten abzuarbeiten, Bilanz zu ziehen, eine ordentliche Inventur durchzuführen usw. Nach dem zurückliegenden Jahresendstress ist es der optimale Zeitpunkt, um in relativer Ruhe das letzte Jahr zu bewerten und das kommende Jahr zu planen. Folgende Fragen stehen meist im Fokus:

  • • Hat sich das Jahr gelohnt?
  • • Haben wir Geld verdient?
  • • Hat sich der Stress ausgezahlt?

Das Ergebnis kann dabei ernüchternd sein, sofern eine Bewertung durchgeführt wurde. In vielen Unternehmen sind die Kennzahlen im Betrieb nicht vorhanden. Dies endet dann meistens im März beim Steuerberater, wo dem Unternehmer das Ergebnis ernüchternd dargelegt wird. Die häufig verordnete Kur sind drastische Kosteneinsparungen oder ganz einfach mehr Umsatz. Misserfolg oder Erfolg sind relativ, denn jeder Unternehmer hat andere Ansprüche, also kann nur eine Kennzahl bewertet werden. Jetzt stellt sich die Frage, warum gerade im Elektrohandwerk der Unternehmer für die Führungsaufgaben keine Zeit hat und die zuständigen Mitarbeiter aus dem kaufmännischen Bereich diese Ergebnisse nicht hinterfragen, um gemeinsam die notwendigen Maßnahmen festzulegen? Die folgenden Fragen sollen dem Führungspersonal im Elektrohandwerk behilflich sein, Unternehmensabläufe festzulegen, die zeit- und damit kosteneffizient sind:

  • • Was ist das Kerngeschäft?

Häufig ist das Unternehmen mit einer bestimmten Geschäftsidee und einem entsprechenden Dienstleistungsspektrum gestartet. Im Laufe der Jahre haben sich die Ausrichtung und das Angebot verlagert. Was zeichnet das Unternehmen heute aus? Was sind die Kernkompetenzen und die Qualifikationen? Wie sind die Mitarbeiter aktuell ausgebildet? Wie wird das Unternehmen am Markt wahrgenommen?

  • • Womit wird das Geld verdient?

Welcher Umsatz wird mit welchem Dienstleistungsbereich erziehlt? Gibt es umsatzrelevante Kernkunden? Wie beeinflussen diese den Arbeitsablauf, die Ablauforganisation und das notwendige Personal, Material, Werkzeug? Wo werden die Gewinne erzielt – nicht nur einmalig, sondern nachhaltig? Sind Kennzahlen vorhanden, um ein Projekt anzunehmen oder abzulehnen?

  • • Wie viel Zeit wird wofür verwendet?

Das Betriebsergebnis wird stark vom Grad einer effizienten Zeitgestaltung und von der Standardisierung der ’normalen‘ Arbeitsabläufe beeinflusst. Viel Zeit geht im Tagesgeschäft für ‚Ungeplantes‘ verloren? Was sind die Zeitfresser? Wie viel Arbeitszeit wird für das Kerngeschäft verwendet?

  • • Ist das Unternehmen für seine Kunden erreichbar?

Die Sicherstellung der Erreichbarkeit und eine effiziente Kommunikation mit den Kunden, den Mitarbeitern oder sonstigen Partnern ist wesentlich für ein erfolgreiches Unternehmen im Elektrohandwerk. In einer Zeit, in der man immer und überall erreichbar ist, kann dies aber auch zu enormen Produktivitätsverlusten oder gar Stress führen. Wie wird mit den Kunden kommuniziert? Ist das Unternehmen immer erreichbar, für jeden? Wie wird dies sichergestellt?

  • • Wird online oder vor Ort bestellt?

Ein guter Kontakt zum Großhandel ist wichtig. Interessante Tipps und hilfreiche Empfehlungen können nützlich sein. Es stellt sich jedoch die Frage, ob Standardmaterial per Telefon bestellt werden muss oder ob jede Preisanfrage über ein persönliches Gespräch am Telefon verhandelt werden sollte. Wie wird eine projektbezogene Bestellung/Kommissionierung gewährleistet? Wie werden Preisabsprachen dokumentiert? Welche Preise werden später verrechnet?

  • • Erfolgt die Zeit- und Materialerfassung online beim Kunden?

Die standardisierte Material- und Zeiterfassung stellt ein Kernproblem in Unternehmen des Elektrohandwerks dar. Wurden die aufgewendete Zeit und das verbaute Material vollständig dokumentiert? Welche Hilfsmittel stehen den Mitarbeitern zur Dokumentation zur Verfügung? (Mobile Erfassung, Aufmaß, Arbeits-/Materialnachweis, etc.) Wann dokumentieren die Mitarbeiter das verbaute Material und die aufgewendeten Stunden: Laufend oder nach Abschluss des Projektes (verdecktes Aufmaß)?

  • • Erfolgen Controlling/ Buchung LS- ER-Zahlungsverkehr automatisch?

Büro und Verwaltung kostet Zeit und Geld. Ein hoher Verwaltungsaufwand führt zu steigenden Gemeinkosten und bindet den einzelnen Mitarbeiter in unproduktiver Tätigkeit. In Kleinunternehmen geht dies häufig auf Kosten der Freizeit des Chefs. Hohe Einsparungspotentiale liegen in der richtigen Anwendung einer bestehenden Software und festgelegten Prozessen. Werden Materialentnahmen vollständig auf die jeweiligen Projekte geschrieben? Gibt es ein laufend aktuelles Controlling zur geplanten und zur aufgewendeten Zeit? Erinnert das Handwerksprogramm bei der Erstellung einer Teil- oder Schlussrechnung an noch nicht verrechnetes Material? Werden Preisanfragen, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen aufwendig manuell verglichen? Wird der Zahlungsverkehr noch kostenaufwendig durch Buchhaltung, Steuerberater über Kontoauszüge erfasst oder bereits automatisch kontiert? Diese Fragen sollen helfen, den Blick zu schärfen, um die aktuelle Situation im Unternehmen realistisch einzuschätzen und sinnvolle Entscheidungen vorzubereiten.

Zusammenfassung

Unternehmen im Elektrohandwerk sind heute stark gefordert, kosteneffizient zu wirtschaften. Eine Analyse der Ausgaben und eine adäquate Ausgabenoptimierung können kurzfristig Liquiditätsvorteile bringen. Nachhaltige Zeit- und Kosteneinsparungspotentiale liegen jedoch in der Festlegung von effizienten Ablaufstrukturen und Unternehmensabläufen.

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